Archivé — Rapport annuel au Parlement — Loi sur la protection des renseignements personnels

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Table des matières


Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après la Loi) « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. » (article 2 de la Loi) La législation protège également la vie privée des particuliers en empêchant les tiers d'avoir accès à ces renseignements personnels et elle leur confère des droits précis en ce qui a trait à la collecte et à l'utilisation de ces renseignements.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que « à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution. » En ce qui concerne l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario), le président a été désigné par décret comme le responsable de l'institution.

Le présent rapport annuel décrit comment FedDev Ontario, à sa deuxième année de fonctionnement, a administré ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au sujet de l'institution

Le Plan d'action économique, présenté dans le budget de 2009, a fourni un milliard de dollars sur cinq ans pour la création d'une nouvelle agence de développement pour le Sud de l'Ontario afin de soutenir la restructuration, le développement des collectivités, le développement commercial, l'innovation et les initiatives de commercialisation et d'autres mesures promouvant la diversification économique du Sud de l'Ontario. FedDev Ontario a été officiellement établie le 13 août 2009.

L'Agence est chargée d'exécuter des programmes de développement économique du gouvernement fédéral adaptés aux priorités particulières des travailleurs, des entreprises et des collectivités du Sud de l'Ontario. Le mandat de FedDev Ontario consiste à appuyer l'excellence en rendant l'économie et les collectivités du Sud de l'Ontario plus concurrentielles, novatrices et diversifiées.

FedDev Ontario a son bureau principal à Kitchener et des bureaux à Stratford, Peterborough, Toronto et Ottawa. Selon le recensement de 2006, cette région a une population de plus de 11 millions d'habitants, ce qui représente environ 93 % de la population totale de l'Ontario et 36 % de la population totale du Canada.

FedDev Ontario fait partie du portefeuille d'Industrie. Son président, qui relève de l'honorable Gary Goodyear, ministre d'État (Science et Technologie) (Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario), supervise le fonctionnement et les ressources de l'Agence.

Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Il incombe au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui relève de la secrétaire générale de l'Agence, de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi. Le coordonnateur de l'AIPRP supervise la mise en application de la Loi au sein de FedDev Ontario et assure la conformité avec la législation. Un agent subalterne fait également partie du Bureau de l'AIPRP, dont l'organigramme se trouve à l'annexe A.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre des politiques, lignes directrices et procédures permettant de gérer efficacement la conformité de l'Agence à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'administration de la Loi au sein de FedDev Ontario est également facilitée à l'échelle de la direction générale et des bureaux régionaux. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison qui coordonne les activités relatives aux modalités administratives prévues par la Loi. Ces agents de liaison relèvent d'un vice-président, d'un directeur général ou d'un autre supérieur hiérarchique, selon le cas. Le bureau de l'AIPRP, situé au bureau régional d'Ottawa, répond à toutes les demandes formelles soumises en vertu de la loi applicable.

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Délégation de pouvoirs

En vertu du décret de délégation de pouvoirs actuel concernant l'AIPRP, approuvé par le président en juin 2010, tous les pouvoirs en cette matière sont délégués à la Secrétaire générale et au coordonnateur de l'AIPRP. Le rôle de la secrétaire générale consiste à fournir, au besoin, un soutien et des conseils stratégiques à la haute direction de l'Agence en matière d'AIPRP. Le coordonnateur de l'AIPRP est pour sa part pleinement responsable des activités et opérations quotidiennes liées à l'AIPRP. Une copie du décret de délégation de pouvoirs est jointe à l'annexe B.

Statistiques

FedDev Ontario a reçu et a traité deux demandes du 1er avril 2010 au 31 mars 2011. Un rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels figure à l'annexe C.

Les deux demandes ont été traitées dans le délai de 30 jours ou moins prévu par la Loi. Dans les deux cas, les demandeurs ont obtenu une communication partielle.

Comme il a été noté à l'annexe C, FedDev Ontario a invoqué des exceptions prévues à l'article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aucune exclusion n'a été citée par l'Agence.

Coûts organisationnels pour appliquer la Loi

Le total des coûts salariaux associés aux activités ayant trait à la Loi sur la protection des renseignements personnels est estimé à 31 829 $ pour cette période. Les coûts non salariaux sont quant à eux estimés à 1 451 $. L'affectation en ressources humaines pour cette période correspond à 0,46 employé à temps plein.

Sensibilisation et formation

Le coordonnateur de l'AIPRP a préparé et a donné six séances de formationinformation à 88 employés de l'Agence à l'administration centrale et dans trois bureaux régionaux. Le nombre d'employés de l'Agence ayant assisté à ces séances de sensibilisation représente environ 50 % des postes dotés au moment de la formation. D'autres séances de formation seront offertes au cours de la prochaine période tandis que l'Agence complétera ses effectifs.

Une feuille de directives sur la façon de préparer des recommandations concernant l'AIPRP a été élaborée et affichée sur le site intranet de l'Agence afin d'aider les employés lorsqu'ils doivent traiter une demande d'AIPRP. Le site intranet contient en outre des renseignements sur les séances de formation/d'information offertes sur demande ainsi que les coordonnées de la personne-ressource. Des séances d'orientation informelles ont été organisées pour répondre aux questions particulières des employés et de la direction de l'Agence. Le bureau de l'AIPRP a entrepris la création d'une page Internet sur l'AIPRP qui devrait être mise en ligne sur le site Web de FedDev Ontario au cours de la prochaine période de rapport.

Politiques et procédures institutionnelles

FedDev Ontario a élaboré des procédures et des lignes directrices pour assurer un suivi approprié des demandes d'accès à l'information et la présentation de rapports sur ces demandes. Ces procédures et lignes directrices ont été élaborées en conformité avec celles du Secrétariat du Conseil du Trésor.

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Plaintes et enquêtes

En ce qui a trait à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, aucune plainte n'a été déposée et aucune difficulté n'a été éprouvée durant la période visée par le présent rapport.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Durant la période visée par le présent rapport, FedDev Ontario n'a pas effectué d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et, par conséquent, aucune évaluation n'a été transmise au Commissariat à la protection de la vie privée.

Communication de renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)m)

Il n'y a eu aucune communication de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)m) pour la période du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.

Annexe A – Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Graphic : Structure du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. La version du texte ci-dessous.
  • Secrétaire générale, Marian Tomlinson, AS 07
    • Coordonnateur, accès à l'information et protection des renseignements personnels, Josée Riopel, PM 05
      • Agent, accès à l'information et protection des renseignements personnels, Vacant, PM 03
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Annexe B – Délégation de pouvoirs

Arrêté sur la delegation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accés à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsible d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret Antérieur.

Annexe

Poste
Loi sur l'accès à l'information
et règlements
Loi sur la protection des renseignements personnels
et règlements
Secretaire générale
Autorité absolue
Autorité absolue

et

Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignments personnels, Secrétariate ministériel
Autorité absolue
Autorité absolue

Daté, en la ville Kitchener
ce 22ième jour de juin, 2010

B.A. (Bruce) Archibald, Ph. D., Président
Agence fédérale de development économique pour le Sud de l'Ontario

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Annexe C – Rapport statistique

Institution :
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
Période visée par le rapport :
1er avril 2010 au 31 mars 2011

I. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Reçues pendant la période visée par le rapport
2
En suspens depuis la période antérieure
0
Total
2
Traitées pendant la période visées par le rapport
2
Reportées
0

II. Disposition à l'égard des demandes traitées

1.
Communication totale
0
2.
Communication partielle
2
3.
Aucune communication (exclusion)
0
4.
Aucune communication (exemption)
0
5.
Traitement impossible
0
6.
Abandon de la demande
0
7.
Transmission
0
 
Total
2

III. Exceptions invoquées

S.
Art. 18(2)
0
S.
Art. 19(1)(a)
0
b)
0
c)
0
d)
0
S.
Art. 20
0
S.
Art. 21
0
S.
Art. 22(1)(a)
0
b)
0
c)
0
S.
Art. 22(2)
0
S.
Art. 23 a)
0
b)
0
S.
Art. 24
0
S.
Art. 25
0
S.
Art. 26
2
S.
Art. 27
0
S.
Art. 28
0

IV. Exclusions citées

S.
Art. 69(1)(a)
0
b)
0
S.
Art. 70(1)(a)
0
b)
0
c)
0
d)
0
e)
0
f)
0

V. Délai de traitement

30 jours ou moins
2
De 31 à 60 jours
0
De 61 à 120 jours
0
121 jours ou plus
0

VI. Prorogations des délais

VI. Prorogations des délais
  30 jours ou moins 31 jours ou plus
Interruption des opérations 0 0
Consultation 0 0
Traduction 0 0
Total 0 0

VII. Traductions

Traductions demandées
0
Traductions préparées
De l'anglais au français
0
Traductions préparées
Du français à l'anglais
0

VIII. Méthode de consultation

Copies de l'original
2
Examen de l'original
0
Copies et examen
0

XI. Corrections et mention

Corrections demandées
0
Corrections effectuées
0
Mention annexée
0

X. Coûts

Financiers (raisons)
Traitement
$ 31,829
Administration (fonctionnement et maintien)
$ 1,451
Total
$ 33,280
Années-personnes utilisées (raisons)
Années-personnes (nombre décimal)
0.46

Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
1er avril 2010 au 31 mars 2011

Il est possible d'obtenir, sur demande, cette publication sur supports accessibles.

Personne-ressource :
Coordonnateur
Accès à l'information et protection des renseignements personnels
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
155, rue Queen, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0H5
Téléphone : 613-954-2880
Télécopieur : 613-952-9026
Courriel : Josee.Riopel@feddevontario.gc.ca

Autorisation de reproduction
L'information contenue dans cette publication peut être reproduite, en tout ou en partie et par quelque moyen que ce soit, sans frais et sans autre permission de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario), pourvu qu'une diligence raisonnable soit exercée afin d'assurer l'exactitude de l'information reproduite, que FedDev Ontario soit mentionnée comme organisme source et que la reproduction ne soit présentée ni comme une version officielle ni comme une copie ayant été faite en collaboration avec FedDev Ontario ou avec son consentement.

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No de catalogue de la version PDF : Iu93-1/2-2011F-PDF
No de catalogue de la version imprimée : Iu93-1/2-2011

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