Archivé — 2011-2012 Rapport annuel au Parlement — Loi sur la protection des renseignements personnels

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Table des matières


Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après la Loi) « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent » (article 2 de la Loi). La législation protège également la vie privée des particuliers en empêchant les tiers d'avoir accès à ces renseignements personnels et elle leur confère des droits précis en ce qui a trait à la collecte et à l'utilisation de ces renseignements.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution. En ce qui concerne l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario), le président a été désigné par décret comme étant le responsable de l'institution.

Le présent rapport annuel décrit comment FedDev Ontario, dans sa troisième année de fonctionnement, a administré ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au sujet de l'institution

Raison d'être

La récession économique mondiale a eu des répercussions importantes dans chaque région du Canada, y compris le Sud de l'Ontario. Étant la région la plus peuplée du pays – foyer de plus de 12 millions de résidents vivant dans 288 collectivités – l'économie du Sud de l'Ontario est un élément clé de la prospérité économique du Canada dans son ensemble.

Par conséquent, le gouvernement du Canada a fondé en 2009 FedDev Ontario en lui confiant un mandat de cinq ans. Afin de remplir son mandat, FedDev Ontario favorise la compétitivité, l'innovation et la diversification de l'économie du Sud de l'Ontario en investissant de façon stratégique dans les entreprises, les organismes à but non lucratif et les collectivités, en établissant et en renforçant des partenariats avec les intervenants clés et en représentant les intérêts de la région à l'échelle fédérale et nationale.

Responsabilités

FedDev Ontario est chargée de relever les défis économiques auxquels fait face le Sud de l'Ontario, afin d'aider la région à retrouver la position prospère qu'elle occupait par le passé et pour donner à l'Ontario l'occasion d'être un moteur important du renforcement de l'économie canadienne.

Portée des opérations

FedDev Ontario a son Administration centrale à Kitchener et possède des bureaux dans l'ensemble du Sud de l'Ontario pour appuyer l'exécution des programmes. Son mandat couvre le Sud de l'Ontario, qui inclut 37 divisions de recensement de Statistique Canada. Selon le recensement de 2011, cette zone compte plus de 12 millions d'habitants, ce qui représente 93,5 % de la population totale de l'Ontario et 35,9 % de la population totale du Canada.

FedDev Ontario fait partie du portefeuille d'Industrie Canada. Son président, qui relève de l'honorable Gary Goodyear, ministre d'État (Science et Technologie) (Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario), supervise le fonctionnement et les ressources de l'Agence.

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Structure du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Il incombe au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui relève de la secrétaire générale de l'Agence, de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi. Le coordonnateur de l'AIPRP supervise la mise en application de la Loi au sein de FedDev Ontario et en assure la conformité avec la législation. Un agent subalterne fait également partie du Bureau de l'AIPRP, dont l'organigramme se trouve à l'annexe A.

La coordonnatrice de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, lignes directrices et procédures permettant de gérer efficacement la conformité de l'Agence à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'administration de la Loi au sein de FedDev Ontario est également facilitée à l'échelle de la direction générale et des bureaux régionaux. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison (relevant d'un vice-président ou d'un directeur général) qui coordonne les activités relatives aux processus et aux procédures administratives prévues par les lois. Ces agents de liaison relèvent d'un vice-président, d'un directeur général ou d'un autre supérieur hiérarchique, selon le cas. Le bureau de l'AIPRP, situé au bureau régional d'Ottawa, répond à toutes les demandes formelles soumises en vertu de la loi applicable.

Délégation de pouvoirs

En vertu du décret de délégation de pouvoirs actuel concernant l'AIPRP, approuvé par le président en juin 2010, tous les pouvoirs en cette matière sont délégués à la secrétaire générale et à la coordonnatrice de l'AIPRP. Le rôle de la secrétaire générale consiste à fournir, au besoin, un soutien et des conseils stratégiques à la haute direction de l'Agence concernant les questions d'AIPRP. La coordonnatrice de l'AIPRP est pour sa part pleinement responsable de toutes les activités et opérations quotidiennes liées à l'AIPRP. Une copie du décret de délégation de pouvoirs est jointe à l'annexe B.

Statistiques

FedDev Ontario a reçu et a traité deux demandes du 1er avril 2011 au 31 mars 2012. Un rapport statistique détaillé sur les demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels est joint à l'annexe C.

Les deux demandes ont été traitées dans le délai de 30 jours ou moins prévu par la Loi. Dans les deux cas, les demandeurs ont obtenu une communication partielle.

L'Agence a également reçu une demande de consultation d'une autre institution fédérale.

Comme l'indique l'annexe C, FedDev Ontario s'est prévalu des exceptions en vertu de l'article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aucune exclusion n'a été citée par l'Agence.

Coûts organisationnels pour appliquer la Loi

L'annexe C représente le coût pour le bureau de l'AIPRP seulement. Le coût non salarial est estimé à 1 356 $, le coût salarial est estimé à 14 830 $ et le nombre d'employés à temps plein utilisés est estimé à 0,21.

Le coût salarial total associé aux activités de la Loi sur la protection des renseignements personnels est estimé à 16 935 $, y compris le bureau de l'AIPRP et les agents de l'Agence pour cette période et les ressources humaines associées sont estimées à 0,23 employé à temps plein.

Sensibilisation et formation

La coordonnatrice de l'AIPRP a préparé et a donné 15 séances de formation à 146 employés de l'Agence à l'Administration centrale et dans les bureaux régionaux. Le nombre d'employés de l'Agence joints par ces séances de sensibilisation représentait environ 66 % des employés de l'Agence au moment de la formation.

Des renseignements sur les procédures et la formation étaient également affichés dans le wiki de l'Agence.

Une séance adaptée au traitement particulier des demandes de renseignements personnels a été fournie aux employés de la Direction générale des ressources humaines.

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Politiques et procédures institutionnelles

Le bureau de l'AIPRP a créé une page internet de l'AIPRP qui est offerte dans le site Web de FedDev Ontario depuis le 24 octobre 2011. Le site contient des renseignements généraux à l'intention du public, des points de contact et des liens à d'autres ministères et organismes clés.

Les procédures internes de FedDev Ontario sont examinées périodiquement en vue de maintenir l'observation des politiques et des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Plaintes et enquêtes

En ce qui a trait à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, aucune plainte n'a été déposée et aucune difficulté n'a été éprouvée durant la période visée par le présent rapport.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Durant la période visée par le présent rapport, FedDev Ontario n'a pas effectué d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et, par conséquent, aucune évaluation n'a été transmise au Commissariat à la protection de la vie privée.

Communication de renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)m)

Il n'y a eu aucune communication de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)m) pour la période du 1er avril 2011 au 31 mars 2012.

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Annexe A — Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Graphic : Structure du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. La version du texte ci-dessous.
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Annexe B — Délégation de pouvoirs

Arrêté sur la delegation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accés à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsible d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Annexe

Poste
Loi sur l'accès à l'information
et règlements
Loi sur la protection des renseignements personnels
et règlements
Secretaire générale
Autorité absolue
Autorité absolue

et

Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignments personnels, Secrétariate ministériel
Autorité absolue
Autorité absolue

Daté, en la ville Kitchener
ce 22ième jour de juin 2010

B. A. (Bruce) Archibald, Ph. D., président
Agence fédérale de development économique pour le Sud de l'Ontario

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Annexe C — Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Institution :
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
Période visée par le rapport :
1er avril 2011 au 31 mars 2012

Partie 1 – Demandes en vertu de la LPRP

Demandes en vertu de la LPRP
Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 2
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0
Total 2
Fermées pendant la période visée par le rapport 2
Reportées à la prochaine période de rapport 0
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Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 2 0 0 0 0 0 2
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande transmise 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 2 0 0 0 0 0 2

2.2 Exceptions

2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 0
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 2
27 0
28 0

2.3 Exclusions

2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents divulgués

2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 2 0 0
Total 2 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 561 561 2
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1 000
pages traitées
1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de
demandes
Pages
divulguées
Nombre de
demandes
Pages
divulguées
Nombre de
demandes
Pages
divulguées
Nombre de
demandes
Pages
divulguées
Nombre de
demandes
Pages
divulguées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 2 561 0 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 2 561 0 0 0 0 0 0

2.5.3 Autres complexités
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0

2.6.2 Nombre de jours de retard
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0
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Partie 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Paragraph 8(2)(e) Paragraph 8(2)(m) Total
0 0 0
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Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Nombre de demandes
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction acceptées 0
Mentions annexées 0
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Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
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Partie 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 1 21 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 1 21 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 1 21 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 1 0 0 0 0 0 0 1
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 0 1

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
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Partie 7 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Partie 7 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0
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Partie 8 - Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts

8.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $14,830
Heures supplémentaires $0
Biens et services $1,356
• Marchés pour les EFRVP $0
• Marchés de services professionnels $0
• Autres $1,356
Total $16,186

8.2 Ressources humaines

8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP à temps plein Voués à la LPRP à temps partiel Total
Employés à temps plein 0 3 3
Employés à temps partiel et occasionnels 0 0 0
Employés régionaux 0 0 0
Experts-conseils et personnel d'agence 0 0 0
Étudiants 0 0 0
Total 0 3 3

Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
1er avril 2011 au 31 mars 2012

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Personne-ressource
Coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
155, rue Queen, 14e étage
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