Archivé — 2012-2013 Rapport annuel au Parlement — Loi sur la protection des renseignements personnels

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Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

Du 1er avril 2012 au 31 mars 2013

Il est possible d'obtenir, sur demande, cette publication sur supports accessibles.

Personne-ressource
Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
155, rue Queen, 14e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 0H5
Téléphone : 613-954-2880
Télécopieur : 613-952-9026
Courriel : Josee.Riopel@FedDevOntario.gc.ca

Table des matières

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après la Loi) « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent » (article 2 de la Loi). La législation protège également la vie privée des particuliers en empêchant les tiers d'avoir accès à ces renseignements personnels et elle leur confère des droits précis en ce qui a trait à la collecte et à l'utilisation de ces renseignements.

L'article 72 de la Loi prévoit qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution. Pour ce qui est de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario), le président a été désigné par décret comme étant le responsable de l'institution.

Le présent rapport annuel décrit comment FedDev Ontario, dans sa quatrième année de fonctionnement, a administré ses responsabilités en vertu de la Loi.

Au sujet de l'institution

Raison d'être

Le Sud de l'Ontario étant la région la plus peuplée du pays — foyer de plus de 12 millions de résidents vivant dans 288 collectivités — son économie est un élément clé de la prospérité économique du Canada dans son ensemble. En 2009, le gouvernement du Canada a fondé FedDev Ontario dans le but d'aider la région à limiter et à surmonter les défis économiques régionaux et mondiaux. Pour s'acquitter de son mandat, FedDev Ontario soutient l'innovation technologique, le développement des entreprises et le développement économique communautaire dans le Sud de l'Ontario en appuyant et en mettant en relations ses partenaires et les intervenants dans l'ensemble de la région, et en tenant compte des possibilités et des défis émergents. L'Agence oriente les ressources vers les activités qui ont le plus grand impact dans le but de répondre aux besoins des collectivités et des entreprises, et en vue de propulser l'économie du Sud de l'Ontario afin qu'elle soit forte et prospère, tant au Canada qu'à l'échelle mondiale.

Responsabilités

FedDev Ontario est chargé de faire du Sud de l'Ontario un facteur déterminant pour le renforcement de l'économie canadienne.

Portée des opérations

FedDev Ontario a son administration centrale à Kitchener et possède des bureaux dans l'ensemble du Sud de l'Ontario pour appuyer l'exécution des programmes. Son mandat couvre le Sud de l'Ontario, qui inclut 37 divisions de recensement de Statistique Canada. Selon les prévisions démographiques annuelles de 2011, cette zone compte plus de 12 millions d'habitants, ce qui représente 93,5 % de la population totale de l'Ontario et 35,9 % de la population totale du Canada.

FedDev Ontario fait partie du portefeuille d'Industrie Canada. Son président, qui relève de l'honorable Gary Goodyear, ministre d'État (Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario), supervise le fonctionnement et les ressources de l'Agence.

Structure du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Il incombe au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui relève de la secrétaire générale de l'Agence, de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi. Le coordonnateur de l'AIPRP supervise la mise en application de la Loi au sein de FedDev Ontario et en assure la conformité avec la législation. Un agent fait également partie du Bureau de l'AIPRP, dont l'organigramme se trouve à l'annexe A.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, lignes directrices et procédures permettant de gérer efficacement la conformité de l'Agence à la Loi et à la Loi sur l'accès à l'information. L'administration de la Loi au sein de FedDev Ontario est également facilitée à l'échelle des directions générales et des bureaux régionaux. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison (relevant d'un vice-président ou d'un directeur général) qui coordonne les activités relatives aux processus et aux procédures administratives prévues par les lois. Le bureau de l'AIPRP, situé au bureau régional d'Ottawa, répond à toutes les demandes formelles soumises en vertu de la loi applicable.

Délégation de pouvoirs

En vertu du décret de délégation de pouvoirs actuel concernant l'AIPRP, approuvé par le président en juin 2010, tous les pouvoirs en cette matière sont délégués à la secrétaire générale et au coordonnateur de l'AIPRP. Le rôle de la secrétaire générale consiste à fournir, au besoin, un soutien et des conseils stratégiques à la haute direction de l'Agence concernant les questions d'AIPRP. Le coordonnateur de l'AIPRP est pour sa part pleinement responsable de toutes les activités et opérations quotidiennes liées à l'AIPRP. Une copie du décret de délégation de pouvoirs est jointe à l'annexe B.

Statistiques

FedDev Ontario a reçu et a traité trois demandes du 1er avril 2012 au 31 mars 2013. Un rapport statistique détaillé sur les demandes de renseignements personnels est joint à l'annexe C.

Les trois demandes ont été traitées dans le délai de 30 jours ou moins prévu par la Loi. Dans deux cas, les demandeurs ont obtenu une communication partielle et dans un cas, aucun document n'existait.

Comme l'indique l'annexe C, FedDev Ontario s'est prévalu des exceptions en vertu de l'article 26 de la Loi. Aucune exclusion n'a été citée par l'Agence.

Coûts organisationnels pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'annexe C représente le coût pour le bureau de l'AIPRP seulement. Le coût non salarial est estimé à 3 272 $, le coût salarial est estimé à 13 265 $ et le nombre d'employés à temps plein utilisés est estimé à 0,19.

Le coût salarial total associé aux activités de la Loi est estimé à 13 456 $, y compris le bureau de l'AIPRP et les agents de l'Agence pour cette période et les ressources humaines associées sont estimées à 0,19 employé à temps plein.

Sensibilisation et formation

À l'Agence, il n'y a pas eu de séances de formation spécifiquement consacrées à la protection des renseignements personnels durant la période visée par le présent rapport. Le coordonnateur de l'AIPRP a instruit et supervisé les employés impliqués dans le traitement de deux des trois demandes de protection des renseignements personnels reçues.

Des renseignements sur les procédures en matière de traitement des demandes de protection des renseignements personnels sont affichés dans le wiki de l'Agence.

Politiques et procédures institutionnelles

Une page Internet de l'AIPRP est offerte dans le site Web de FedDev Ontario. Le site contient des renseignements généraux à l'intention du public, des points de contact et des liens vers d'autres ministères et organismes clés.

Les procédures internes de FedDev Ontario sont examinées périodiquement en vue de maintenir l'observation des politiques et des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Plaintes et enquêtes

En ce qui a trait à l'application de la Loi, aucune plainte n'a été déposée et aucune difficulté n'a été éprouvée durant la période visée par le présent rapport.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Durant la période visée par le présent rapport, FedDev Ontario n'a pas effectué d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et, par conséquent, aucune évaluation n'a été transmise au Commissariat à la protection de la vie privée.

Communication de renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)m

Il n'y a eu aucune communication de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)m pour la période du 1er avril 2012 au 31 mars 2013.

Annexe A — Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Graphic : Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (la description complète est sous l'image).
Description de la figure
  • Secrétaire générale
    Marian Tomlinson
    AS 07
  • Coordonnateur, accès à l'information et protection des renseignements personnels
    Josée Riopel
    PM 05
  • Agent, accès à l'information et protection des renseignements personnels
    Brandon Chavarie
    PM 03

Annexe B — Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté sur la delegation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accés à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsible d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Annexe

Poste
Loi sur l'accès à l'information et règlements
et règlements
Loi sur la protection des renseignements personnels
et règlements
Secretaire générale
Autorité absolue
Autorité absolue

et

Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignments personnels, Secrétariate ministériel
Autorité absolue
Autorité absolue

Daté, en la ville Kitchener
ce 22ième jour de juin 2010

L'original a été signé par B. A. (Bruce) Archibald, Ph. D., président
Agence fédérale de development économique pour le Sud de l'Ontario

Annexe C — Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution :
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
Période visée par le rapport :
01/04/2012 au 31/03/2013

Partie 1 — Demandes en vertu de la LPRP

Demandes en vertu de la LPRP
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 3
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0
Total 3
Fermées pendant la période visée par le rapport 3
Reportées à la prochaine période de rapport 0

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 1 1 0 0 0 0 2
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 1 0 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 1 1 0 0 0 0 3

2.2 Exceptions

Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)a)(i) 0 23a) 0
19(1)a) 0 22(1)a)(ii) 0 23b) 0
19(1)b) 0 22(1)a)(iii) 0 24a) 0
19(1)c) 0 22(1)b) 0 24b) 0
19(1)d) 0 22(1)c) 0 25 0
19(1)e) 0 22(2) 0 26 2
19(1)f) 0 22.1 0 27 0
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0  

2.3 Exclusions

Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents divulgués

Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 2 0 0
Total 2 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 337 186 2
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 7 1 179 0 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 7 1 179 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Autres complexités
Disposition Consultation
requise
Avis
juridique
Renseignements
entremêlés
Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 0 1
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 1

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 — Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Total
0 0 0

Partie 4 — Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
  Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

Partie 5 — Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 1 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 1 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 1 0
Total 0 0 1 0

Partie 6 — Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 — Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 jours 0 0
16 à 30 jours 0 0
31 à 60 jours 0 0
61 à 120 jours 0 0
121 à 180 jours 0 0
181 à 365 jours 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

Partie 8 — Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts

Coûts
 
Dépenses Montant
Salaires 13 265 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 3 272 $
• Marchés pour les EFRVP 0 $  
• Marchés de services professionnels 794 $  
• Autres 2 478 $
Total 16 537 $

8.2 Ressources humaines

Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP à temps plein Voués à la LPRP à temps partiel Total
Employés à temps plein 0.00 0.19 0.19
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00 0.00 0.00
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00 0.00 0.00
Étudiants 0.00 0.00 0.00
Total 0.00 0.19 0.19
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