Archivé — 2012-2013 Rapport annuel au Parlement — Loi sur l'accès à l'information

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Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

1er avril 2012 er au 31 mars 2013

Il est possible d'obtenir, sur demande, cette publication sur supports accessibles.

Personne-ressource :
Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
155, rue Queen, 14e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 0H5
Téléphone : 613-954-2880
Télécopieur : 613-952-9026
Courriel : Josee.Riopel@FedDevOntario.gc.ca

Table des matières

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (ci-après la Loi) accorde aux citoyens canadiens, de même qu'aux personnes et aux sociétés installées au Canada, un droit d'accès aux dossiers gouvernementaux fédéraux qui ne contiennent pas de renseignements de nature personnelle. La Loi complète, sans toutefois les remplacer, d'autres modalités d'accès à l'information gouvernementale. Elle ne vise pas à limiter de quelque façon que ce soit l'accès à l'information gouvernementale qui serait normalement accessible au public sur demande.

L'article 72 de la Loi prévoit qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution. Pour ce qui est de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario), le président a été désigné par décret comme étant le responsable de l'institution.

Le présent rapport annuel décrit comment FedDev Ontario, dans sa quatrième année de fonctionnement, a administré ses responsabilités en vertu de la Loi.

Au sujet de l'institution

Raison d'être

Le Sud de l'Ontario étant la région la plus peuplée du pays — foyer de plus de 12 millions de résidents vivant dans 288 collectivités — son économie est un élément clé de la prospérité économique du Canada dans son ensemble. En 2009, le gouvernement du Canada a fondé FedDev Ontario dans le but d'aider la région à limiter et à surmonter les défis économiques régionaux et mondiaux. Pour s'acquitter de son mandat, FedDev Ontario soutient l'innovation technologique, le développement des entreprises et le développement économique communautaire dans le Sud de l'Ontario en appuyant et en mettant en relations ses partenaires et les intervenants dans l'ensemble de la région, et en tenant compte des possibilités et des défis émergents. L'Agence oriente les ressources vers les activités qui ont le plus grand impact dans le but de répondre aux besoins des collectivités et des entreprises, et en vue de propulser l'économie du Sud de l'Ontario afin qu'elle soit forte et prospère, tant au Canada qu'à l'échelle mondiale.

Responsabilités

FedDev Ontario est chargé de faire du Sud de l'Ontario un facteur déterminant pour le renforcement de l'économie canadienne.

Portée des opérations

FedDev Ontario a son administration centrale à Kitchener et possède des bureaux dans l'ensemble du Sud de l'Ontario pour appuyer l'exécution des programmes. Son mandat couvre le Sud de l'Ontario, qui inclut 37 divisions de recensement de Statistique Canada. Selon les prévisions démographiques annuelles de 2011, cette zone compte plus de 12 millions d'habitants, ce qui représente 93,5 % de la population totale de l'Ontario et 35,9 % de la population totale du Canada.

FedDev Ontario fait partie du portefeuille d'Industrie Canada. Son président, qui relève de l'honorable Gary Goodyear, ministre d'État (Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario), supervise le fonctionnement et les ressources de l'Agence.

Structure du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Il incombe au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui relève de la secrétaire générale de l'Agence, de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi. Le coordonnateur de l'AIPRP supervise la mise en application de la Loi au sein de FedDev Ontario et en assure la conformité avec la législation. Un agent fait également partie du bureau de l'AIPRP, dont l'organigramme se trouve à l'annexe A.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, lignes directrices et procédures permettant de gérer efficacement la conformité de l'Agence à la Loi et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'administration de la Loi au sein de FedDev Ontario est également facilitée à l'échelle des directions générales et des bureaux régionaux. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison (relevant d'un vice-président ou d'un directeur général) qui coordonne les activités relatives aux processus et aux procédures administratives prévues par les lois. Le bureau de l'AIPRP, situé au bureau régional d'Ottawa, répond à toutes les demandes officielles soumises en vertu de la loi applicable.

Délégation de pouvoirs

En vertu du décret de délégation de pouvoirs actuel concernant l'AIPRP, approuvé par le président en juin 2010, tous les pouvoirs en cette matière sont délégués à la secrétaire générale et à le coordonnateur de l'AIPRP. Le rôle de la secrétaire générale consiste à fournir, au besoin et en temps requis, un soutien et des conseils stratégiques à la haute direction de l'Agence concernant les questions d'AIPRP. Le coordonnateur de l'AIPRP est pour sa part pleinement responsable de toutes les activités et opérations quotidiennes liées à l'AIPRP. Une copie du décret de délégation de pouvoirs est jointe à l'annexe B.

Statistiques

FedDev Ontario a reçu 26 demandes du 1er avril 2012 au 31 mars 2013, et a reporté deux demandes de la période précédente. Parmi les 28 demandes actives, 22 d'entre elles ont été traitées pendant la période visée par le rapport de 2012-2013 et six ont été reportées à la prochaine période visée par le rapport. Un rapport statistique détaillé sur les demandes d'accès à l'information est joint à l'annexe C.

Source des demandes

La répartition des 26 nouvelles demandes reçues par type d'utilisateur est comme suit :

Médias
17
Secteur commercial (secteur privé)
 6
Public
 3

Disposition et délai de traitement

Les 22 demandes traitées ont été disposées comme suit : six demandeurs ont eu droit au plein accès aux documents pertinents, neuf demandeurs ont eu droit à une divulgation partielle, il n'y avait aucun document pour trois demandes, une demande a été transférée et trois demandes ont été abandonnées par le demandeur.

Parmi les 22 demandes traitées, l'Agence a répondu à 10 demandes dans les 30 jours imposés par la Loi. Dans 12 cas, une prorogation du délai a été requise en vertu de la Loi afin de permettre 13 consultations avec d'autres institutions fédérales, 16 consultations avec des tiers et trois cas où la prorogation était requise afin de ne pas entraver de façon sérieuse le fonctionnement de notre institution. Ces consultations ont permis à l'Agence de répondre à cinq demandes dans le délai de traitement de 31 à 60 jours, à quatre demandes dans le délai de traitement de 61 à 120 jours et à trois demandes dans le délai de traitement de 121 à 180 jours.

Exceptions et exclusions

Comme l'indique l'annexe C, FedDev Ontario s'est prévalu des exceptions en vertu des articles 18, 19, 20, 21, 22 et 23 et des exclusions selon l'article 68 de la Loi.

Renseignements supplémentaires

En plus des 26 demandes reçues et comptabilisées dans les statistiques de l'AIPRP (annexe C), l'Agence a reçu neuf demandes de consultation de cinq autres institutions et organismes fédéraux.

Dans l'ensemble, l'Agence a traité 30 demandes (22 demandes d'accès et huit demandes de consultation). Cela représente une augmentation de 3 % par rapport à la période précédente.

Coûts organisationnels pour appliquer la Loi sur l'accès à l'information

L'annexe C représente le coût pour le bureau de l'AIPRP seulement. Le coût non salarial est estimé à 33 079 $, le coût salarial est estimé à 184 174 $, le coût lié aux heures supplémentaires est estimé à 33 525 $ et le nombre d'employés à temps plein utilisés est estimé à 3,19.

Le coût salarial total associé aux activités de la Loi est estimé à 269 277 $, y compris le bureau de l'AIPRP et les agents de l'Agence pour cette période et les ressources humaines associées sont fixées à 3.91 employés à temps plein.

Sensibilisation et formation

On a donné 10 séances de formation sur l'accès à l'information à 102 employés de l'Agence à l'Administration centrale et dans les bureaux régionaux. Le nombre d'employés de l'Agence joints par ces séances de sensibilisation représentait environ 46 % des employés de l'Agence au moment de la formation. De plus, on a donné des séances de formation ciblées à 10 employés de la haute direction.

En outre, le coordonnateur de l'AIPRP a passé deux jours avec les employés d'une direction générale afin de leur donner une formation pratique spécialisée.

Des renseignements sur les procédures sont également affichés dans le wiki de l'Agence.

Politiques et procédures institutionnelles

Une page Internet de l'AIPRP est offerte dans le site Web de FedDev Ontario. Le site contient des renseignements généraux à l'intention du public, des points de contact et des liens vers d'autres ministères et organismes clés.

Depuis janvier 2012, l'Agence affiche des sommaires de demandes complétées dans son site Web.

Les procédures internes de FedDev Ontario sont examinées périodiquement afin de maintenir l'observation des politiques et des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Plaintes et enquêtes

En ce qui a trait à l'application de la Loi, aucune plainte n'a été déposée.

Il n'y a pas eu de demande présentée à la Cour fédérale par des tiers quant à l'application de la Loi par l'Agence.

Annexe A — Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Graphic : Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels  (la description complète est sous l'image).
Description de la figure
  • Secrétaire générale
    Marian Tomlinson
    AS 07
  • Coordonnateur, accès à l'information et protection des renseignements personnels
    Josée Riopel
    PM 05
  • Agent, accès à l'information et protection des renseignements personnels
    Brandon Chavarie
    PM 03

Annexe B — Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté sur la delegation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accés à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsible d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Annexe

Poste
Loi sur l'accès à l'information et règlements
et règlements
Loi sur la protection des renseignements personnels
et règlements
Secretaire générale
Autorité absolue
Autorité absolue

et

Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignments personnels, Secrétariate ministériel
Autorité absolue
Autorité absolue

Daté, en la ville Kitchener
ce 22ième jour de juin 2010

L'original a été signé par B. A. (Bruce) Archibald, Ph. D., président
Agence fédérale de development économique pour le Sud de l'Ontario

Annexe C — Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de institution :
Agence fédérale de development économique pour le Sud de l'Ontario
Période visée par le rapport :
01/04/2012 au 31/03/2013

Partie 1 — Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 26
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 2
Total 28
Fermées pendant la période visée par le rapport 22
Reportées à la prochaine période de rapport 6

1.2 Source des demandes

Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 17
Secteur universitaire 0
Secteur commercial (secteur privé) 6
Organisme 0
Public 3
Total 26

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 3 3 0 0 0 0 6
Communication partielle 0 0 2 4 3 0 0 9
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 2 1 0 0 0 0 0 3
Demande transmise 1 0 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 3
Traitement informel 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 6 4 5 4 3 0 0 22

2.2 Exceptions

Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
13(1)a) 0 16(2)a) 0 18a) 1 20.1 0
13(1)b) 0 16(2)b) 0 18b) 0 20.2 0
13(1)c) 0 16(2)c) 0 18c) 0 20.4 0
13(1)d) 0 16(3) 0 18d) 0 21(1)a) 5
13(1)e) 0 16.1(1)a) 0 18.1(1)a) 0 21(1)b) 5
14a) 0 16.1(1)b) 0 18.1(1)b) 0 21(1)c) 5
14b) 0 16.1(1)c) 0 18.1(1)c) 0 21(1)d) 1
15(1)–A.I.Note de bas de page a 0 16.1(1)d) 0 18.1(1)d) 0 22 2
15(1)–Déf.Note de bas de page b 0 16.2(1) 0 19(1) 5 22.1(1) 0
15(1)–A.S.Note de bas de page c 0 16.3 0 20(1)a) 2 23 3
16(1)a)(i) 0 16.4(1)a) 0 20(1)b) 7 24(1) 0
16(1)a)(ii) 0 16.4(1)b) 0 20(1)b.1) 0 26 0
16(1)a)(iii) 0 16.5 0 20(1)c) 7  
16(1)b) 0 17 0 20(1)d) 5
16(1)c) 0  
16(1)(d) 0
Notes de bas de page
Note de bas de page a

A.I. : Affaires internationales

Retour à l'appel de note a

Note de bas de page b

Déf. : Défense du Canada

Retour à l'appel de note b

Note de bas de page c

A.S. : Activités subversives

Retour à l'appel de note c

2.3 Exclusions

Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
68a) 2 69(1)a) 0 69(1)g) re a) 0
68b) 0 69(1)b) 0 69(1)g) re b) 0
68c) 0 69(1)c) 0 69(1)g) re c) 0
68.1 0 69(1)d) 0 69(1)g) re d) 0
68.2a) 0 69(1)e) 0 69(1)g) re e) 0
68.2b) 0 69(1)f) 0 69(1)g) re f) 0
  69.1(1) 0

2.4 Support des documents divulgués

Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 4 1 0
Communication partielle 3 7 0
Total 7 8 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 249 249 6
Communication partielle 23 960 7 471 9
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 3
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de deman-
des
Pages divul-
guées
Nombre de deman-
des
Pages divul-
guées
Nombre de deman-
des
Pages divul-
guées
Nombre de deman-
des
Pages divul-
guées
Nombre de deman-
des
Pages divul-
guées
Communi-
cation totale
5 99 1 150 0 0 0 0 0 0
Communi-
cation partielle
1 79 2 513 2 1 128 2 1 696 2 4 055
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande aban-
donnée
3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 9 178 3 663 2 1 128 2 1 696 2 4 055
2.5.3 Autres complexités
Autres complexités
Disposition Consultation
requise
Estimation
des frais
Avis
juridique
Autres Total
Communication totale 1 0 0 0 1
Communication partielle 10 0 0 0 10
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 11 0 0 0 11

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 — Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 0 0 1 0
Communication partielle 3 0 4 6
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 3 0 5 6

3.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 0 0 2 0
31 à 60 jours 1 0 2 6
61 à 120 jours 0 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0 0
181 à 365 jours 2 0 1 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 3 0 5 6

Partie 4 — Frais

Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 21 $100 0 $0
Recherche 0 $0 0 $0
Production 0 $0 0 $0
Programmation 0 $0 0 $0
Préparation 0 $0 0 $0
Support de substitution 0 $0 0 $0
Reproduction 0 $0 0 $0
Total 21 $100 0 $0

Partie 5 — Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 9 221 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 9 221 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 8 80 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 1 141 0 0

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 6 0 0 0 0 0 0 6
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 1 0 0 0 0 0 1
Consulter une autre institution 1 0 0 0 0 0 0 1
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 7 1 0 0 0 0 0 8

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 6 — Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 jours 0 0
16 à 30 jours 0 0
31 à 60 jours 0 0
61 à 120 jours 0 0
121 à 180 jours 0 0
181 à 365 jours 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

Partie 7 — Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

7.1 Coûts

Coûts
 
Dépenses Montant
Salaires 184 174 $
Heures supplémentaires 33 525 $
Biens et services 33 079 $
• Marchés de services professionnels 8 024 $  
• Autres 25 055 $
Total 250 778 $

7.2 Ressources humaines

Ressources humaines
Ressources Voués à l'AI à temps plein Voués à l'AI à temps partiel Total
Employés à temps plein 0.00 1.91 1.91
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00 0.92 0.92
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00 0.36 0.36
Étudiants 0.00 0.00 0.00
Total 0.00 3.19 3.19
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