Archivé — 2013-2014 Rapport annuel au Parlement — Loi sur l'accès à l'information

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Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

Du 1er avril 2013 au 31 mars 2014

Il est possible d'obtenir, sur demande, cette publication sur supports accessibles.

Personne-ressource :
Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
155, rue Queen, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0H5
Téléphone : 613-954-2880
Télécopieur : 613-952-9026
Courriel : atip-aiprp@feddevontario.gc.ca

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Nº de catalogue de la version PDF : Iu93-1/1-2014F-PDF

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le ministre d'état, Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario, 2014

Table des matières

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (ci-après la Loi) accorde aux citoyens canadiens, de même qu'aux personnes et aux sociétés installées au Canada, un droit d'accès aux dossiers gouvernementaux fédéraux qui ne contiennent pas de renseignements de nature personnelle. La Loi complète, sans toutefois les remplacer, d'autres modalités d'accès à l'information gouvernementale. Elle ne vise pas à limiter de quelque façon que ce soit l'accès à l'information gouvernementale qui serait normalement accessible au public sur demande.

L'article 72 de la Loi prévoit qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution. Pour ce qui est de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario), le président a été désigné par décret comme étant le responsable de l'institution.

Le présent rapport annuel décrit comment FedDev Ontario, dans sa cinquième année de fonctionnement, a administré ses responsabilités en vertu de la Loi.

Au sujet de l'institution

Raison d'être

Le Sud de l'Ontario étant la région la plus peuplée du pays — foyer de plus de 12 millions de résidents vivant dans 288 collectivités — son économie est un élément clé de la prospérité économique du Canada dans son ensemble.  En 2009, le gouvernement du Canada a créé FedDev Ontario avec un mandat de cinq ans. Le budget de 2013 a renouvelé FedDev Ontario pour cinq autres années, à partir d'avril 2014. Afin de remplir son mandat, FedDev Ontario favorise la compétitivité, l'innovation et la diversification de l'économie du Sud de l'Ontario : en investissant de façon stratégique dans les entreprises, les organismes à but non lucratif et les collectivités, en établissant et en renforçant des partenariats de collaboration avec d'importants intervenants économiques, ainsi que par la représentation des intérêts de la région aux échelons fédéral et national.

Responsabilités

FedDev Ontario est conscient du paysage économique en évolution dans la région et a élaboré, au cours de son deuxième mandat, une nouvelle gamme d'initiatives qui permettront à la région de continuer de connaître la prospérité économique. FedDev Ontario appuie les avantages économiques durables et à long terme pour la région et contribuera à créer un Ontario fort et prospère pour assurer la vigueur et la prospérité du Canada tout entier.

Portée des opérations

L'administration centrale de FedDev Ontario se trouve à Kitchener-Waterloo et l'Agence a des bureaux régionaux à Ottawa, Peterborough et Toronto. Son mandat couvre le Sud de l'Ontario et correspond aux 37 divisions de recensement suivantes définies par Statistique Canada. Selon le recensement de 2013, cette zone compte plus de 12,7 millions d'habitants, ce qui représente 93,6 pour cent de la population totale de l'Ontario et 36 pour cent de la population totale du Canada.

FedDev Ontario relève du portefeuille d'Industrie Canada. Sa présidente, qui est responsable de la supervision des activités et des ressources de l'Agence, relève du ministre d'État (FedDev Ontario), l'honorable Gary Goodyear.

Structure du bureau de l'Accès à l'information et de la Protection des renseignements personnels

Il incombe au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui relève de la Secrétaire générale de l'Agence, de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le coordonnateur de l'AIPRP supervise la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information au sein de FedDev Ontario et en assure la conformité avec la législation. La structure du bureau de l'AIPRP compte également un agent, conformément à l'organigramme qui se trouve à l'annexe A.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, lignes directrices et procédures en vigueur permettant d'assurer la conformité de l'Agence aux deux Lois. Le bureau de l'AIPRP, situé au bureau régional, à Ottawa, répond à toutes les demandes formelles soumises en vertu de la loi applicable.

L'application des deux Lois à FedDev Ontario est également facilitée à l'échelle des directions générales et des bureaux régionaux. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison qui coordonne les activités relatives aux modalités administratives prévues par ces Lois. Ces agents de liaison relèvent d'un vice-président ou d'un directeur général.

Délégations de pouvoirs

L'actuel arrêté de délégation de pouvoirs concernant l'AIPRP a été approuvé par l'ancien président en juin 2010, pour la période se terminant en août 2013. Le rapport annuel pour 2014-2015 tiendra compte du nouvel arrêté de délégation de pouvoirs, signé par l'actuel président en date d'avril 2014. En vertu de cet arrêté, tous les pouvoirs en cette matière sont délégués à la Secrétaire générale et au coordonnateur de l'AIPRP. Le rôle de la Secrétaire générale consiste à fournir, au besoin, un soutien et des conseils stratégiques à la haute direction de l'Agence en matière d'AIPRP. Le coordonnateur de l'AIPRP est pour sa part pleinement responsable des activités et opérations quotidiennes liées à l'AIPRP. Une copie de l'arrêté de délégation de pouvoirs est jointe à l'annexe B.

Statistiques

FedDev Ontario a reçu 12 demandes d'accès à l'information entre le 1er avril 2013 et le 31 mars 2014, et il a reporté six demandes de la période antérieure. De ces 18 demandes actives, 16 ont été traitées durant la période de référence 2013-2014 et deux demandes ont été reportées à l'exercice suivant. Un rapport statistique détaillé concernant les demandes d'accès à l'information figure à l'annexe C.

Sources des demandes

Voici la répartition des 12 nouvelles demandes reçues, par type d'utilisateur :

Média 7
Entreprises (secteur privé) 1
Public 4

Disposition et délai de traitement

Le traitement des 16 demandes s'est déroulé comme suit : quatre demandeurs ont obtenu une communication, neuf demandeurs ont obtenu une communication partielle, l'Agence n'a pas été en mesure de traiter une demande puisqu'aucun dossier pertinent n'a été trouvé et deux demandes ont été retirées par le demandeur.

Des 13 demandes restantes pour lesquelles FedDev Ontario possédait des dossiers pertinents, 7 240 pages ont été traitées et 3 474 pages ont été communiquées.

Des 16 demandes traitées, l'Agence a répondu à six demandes dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Dans neuf cas, une prolongation a été demandée en vertu de la Loi pour permettre la tenue de 22 consultations auprès d'autres institutions fédérales, de 10 consultations auprès d'autres institutions gouvernementales et de 166 consultations auprès de tiers. Dans un des cas, une prolongation a été accordée afin d'éviter toute entrave sérieuse au fonctionnement de notre institution. Ces consultations ont permis à l'Agence de répondre à deux demandes dans un délai de 31 à 60 jours, à sept demandes dans un délai de 61 à 120 jours et à une demande dans un délai de 181 à 365 jours.

Une demande n'a pas été traitée par l'Agence dans le délai prescrit par la Loi en raison de la tenue d'une consultation externe. On a accordé au demandeur une communication partielle afin de minimiser les incidences du retard.

Exceptions et exclusions

Comme on l'indique à l'annexe C, FedDev Ontario a invoqué les exceptions prévues aux articles 19, 20, 21 et 23 ainsi que les exclusions prévues à l'article 69 de la Loi.

Renseignements supplémentaires

Outre les 12 demandes reçues et comptabilisées dans les statistiques sur l'accès à l'information (annexe C), l'Agence a reçu 14 demandes de consultation de la part de cinq autres institutions fédérales, une demande de consultation de la part d'autres organisations et elle a reporté une autre demande d'autres institutions fédérales d'une période antérieure.

Dans l'ensemble, l'Agence a traité 32 demandes (16 demandes d'accès et 16 demandes de consultation), soit une hausse de sept pour cent globalement, par rapport à la période précédente.

Coûts organisationnels pour appliquer la Loi sur l'accès l'information

L'annexe C fait état du coût de la composante d'accès à l'information du bureau de l'AIPRP. Les coûts non salariaux sont estimés à 15 780 $, les coûts salariaux à 113 558 $ et les coûts associés aux heures supplémentaires à 10 969 $, et l'affectation en ressources humaines correspond à 1,67 employé à temps plein.

Le total des coûts salariaux associés aux activités ayant trait à la Loi pour les représentants du bureau de l'AIPRP et de FedDev Ontario est estimé à 155 216 $, et l'affectation en ressources humaines correspond à 1,85 employé à temps plein.

Sensibilisation et formation

L'Agence n'a pas offert l'accès à une formation axée tout spécialement sur l'information au cours de la période visée, cependant, le coordonnateur de l'AIPRP a été à la disposition de tous les employés qui participent au traitement des demandes d'accès à l'information reçues.

Le personnel se voit remettre des lignes directrices et des procédures lorsqu'il est chargé de répondre à une demande d'accès à l'information.

Les renseignements relatifs aux procédures sont également publiés sur le wiki de l'Agence.

Politiques et procédures institutionnelles

Une page sur l'AIPRP est disponible sur le site Web de FedDev Ontario. La page offre des renseignements généraux à l'intention du public, indique les points de contact et contient des liens vers d'autres ministères et organismes clés.

Depuis janvier 2012, FedDev Ontario publie sur son site Web un résumé des demandes traitées.

Les procédures internes de FedDev Ontario font l'objet d'examens périodiques de manière à assurer la conformité aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Plaintes, vérifications et enquêtes

Aucune plainte n'a été reçue et aucune vérification ni enquête n'a été effectuée au sujet de l'application de la Loi durant la période de référence.

Temps de traitement

Le bureau de l'AIRP surveille de façon continue le temps de traitement des demandes d'accès à l'information à l'aide du logiciel de gestion des demandes d'AIRP afin de faire respecter les délais établis. La Secrétaire générale, les vice-présidents, les directeurs généraux ou le Bureau du président sont avisés au besoin.

Annexe A — Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Graphic : Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels  (la description complète est sous l'image).
Description de la figure
  • Secrétaire générale
    Marian Tomlinson
    AS 07
  • Coordonnateur, accès à l'information et protection des renseignements personnels
    Josée Riopel
    PM 05
  • Agent, accès à l'information et protection des renseignements personnels
    Brandon Chavarie
    PM 03

Annexe B — Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté sur la delegation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accés à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsible d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Annexe

Annexe
Poste Loi sur l'accès à l'information et règlements Loi sur la protection des renseignements personnels
Secretaire générale Autorité absolue Autorité absolue
Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignments personnels, Secrétariate ministériel Autorité absolue Autorité absolue

Daté, en la ville Kitchener
ce 22ième jour de juin 2010

L'original a été signé par B. A. (Bruce) Archibald, Ph. D., président
Agence fédérale de development économique pour le Sud de l'Ontario

Annexe C — Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de institution :
Agence fédérale de development économique pour le Sud de l'Ontario

Période visée par le rapport :
01/04/2013 au 31/03/2014

Partie 1 — Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 12
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 6
Total 18
Fermées pendant la période visée par le rapport 16
Reportées à la prochaine période de rapport 2

1.2 Source des demandes

Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 7
Secteur universitaire 0
Secteur commercial (secteur privé) 1
Organisme 0
Public 4
Total 12

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 2 1 1 0 0 0 4
Communication partielle 0 1 1 6 0 1 0 9
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 1 0 0 0 0 0 0 1
Demande transmise 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 0 0 0 0 0 0 2
Traitement informel 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 3 3 2 7 0 1 0 16

2.2 Exceptions

Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
13(1)a) 0 16(2)a) 0 18a) 0 20.1 0
13(1)b) 0 16(2)b) 0 18b) 0 20.2 0
13(1)c) 0 16(2)c) 0 18c) 0 20.4 0
13(1)d) 0 16(3) 0 18d) 0 21(1)a) 6
13(1)e) 0 16.1(1)a) 0 18.1(1)a) 0 21(1)b) 5
14a) 0 16.1(1)b) 0 18.1(1)b) 0 21(1)c) 2
14b) 0 16.1(1)c) 0 18.1(1)c) 0 21(1)d) 0
15(1)–A.I.Note de bas de page a 0 16.1(1)d) 0 18.1(1)d) 0 22 0
15(1)–Déf.Note de bas de page b 0 16.2(1) 0 19(1) 5 22.1(1) 0
15(1)–A.S.Note de bas de page c 0 16.3 0 20(1)a) 0 23 1
16(1)a)(i) 0 16.4(1)a) 0 20(1)b) 6 24(1) 0
16(1)a)(ii) 0 16.4(1)b) 0 20(1)b.1) 0 26 0
16(1)a)(iii) 0 16.5 0 20(1)c) 4  
16(1)b) 0 17 0 20(1)d) 3
16(1)c) 0  
16(1)(d) 0
Notes de bas de page
Note de bas de page a

A.I. : Affaires internationales

Retour à l'appel de note a

Note de bas de page b

Déf. : Défense du Canada

Retour à l'appel de note b

Note de bas de page c

A.S. : Activités subversives

Retour à l'appel de note c

2.3 Exclusions

Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
68a) 0 69(1)a) 0 69(1)g) re a) 2
68b) 0 69(1)b) 0 69(1)g) re b) 0
68c) 0 69(1)c) 0 69(1)g) re c) 0
68.1 0 69(1)d) 0 69(1)g) re d) 1
68.2a) 0 69(1)e) 0 69(1)g) re e) 2
68.2b) 0 69(1)f) 0 69(1)g) re f) 0
  69.1(1) 0

2.4 Support des documents divulgués

Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 1 3 0
Communication partielle 2 7 0
Total 3 10 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 292 292 4
Communication partielle 6 948 3 182 9
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 2
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de deman-
des
Pages divul-
guées
Nombre de deman-
des
Pages divul-
guées
Nombre de deman-
des
Pages divul-
guées
Nombre de deman-
des
Pages divul-
guées
Nombre de deman-
des
Pages divul-
guées
Communi-
cation totale
3 155 0 0 1 137 0 0 0 0
Communi-
cation partielle
1 18 6 1 504 0 0 2 1 660 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande aban-
donnée
2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 6 173 6 1 504 1 137 2 1 660 0 0
2.5.3 Autres complexités
Autres complexités
Disposition Consultation
requise
Estimation
des frais
Avis
juridique
Autres Total
Communication totale 2 0 0 0 2
Communication partielle 8 0 1 0 9
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 10 0 1 0 11

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
1 0 1 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 1 1
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 1 1

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 — Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 0 0 0 2
Communication partielle 1 2 0 5
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 1 2 0 7

3.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 0 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0 6
61 à 120 jours 0 0 0 0
121 à 180 jours 1 2 0 1
181 à 365 jours 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 1 2 0 7

Partie 4 — Frais

Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 7 35 $ 5 25 $
Recherche 0 0 $ 0 0 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 7 35 $ 5 25 $

Partie 5 — Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 14 76 1 2
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 1 141 0 0
Total 15 217 1 2
Fermées pendant la période visée par le rapport 15 217 1 2
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 14 0 0 1 0 0 0 15
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 14 0 0 1 0 0 0 15

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 1 0 0 0 0 0 0 1
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 0 1

Partie 6 — Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 jours 1 0
16 à 30 jours 1 0
31 à 60 jours 0 0
61 à 120 jours 0 0
121 à 180 jours 0 0
181 à 365 jours 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 2 0

Partie 7 — Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

7.1 Coûts

Coûts
 
Dépenses Montant
Salaires 113 558 $
Heures supplémentaires 10 969 $
Biens et services 15 780 $
• Marchés de services professionnels 0 $  
• Autres 15 780 $
Total 140 307 $

7.2 Ressources humaines

Ressources humaines
Ressources Voués à l'AI à temps plein Voués à l'AI à temps partiel Total
Employés à temps plein 0.00 1.31 1.31
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00 0.36 0.36
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00 0.00 0.00
Étudiants 0.00 0.00 0.00
Total 0.00 1.67 1.67
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