Archivé — 2013-14 Rapport annuel au Parlement — Loi sur la protection des renseignements personnels

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Personne-ressource
Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
155, rue Queen, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0H5
Téléphone : 613-954-2880
Télécopieur : 613-952-9026
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No de catalogue de la version PDF : Iu93-1/2-2014F-PDF

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le ministre d'état, Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario, 2014

Table des matières

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après la Loi) « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent » (article 2 de la Loi). La Loi protège également la vie privée des particuliers en empêchant les tiers d'avoir accès à ces renseignements personnels et elle leur confère des droits précis en ce qui a trait à la collecte et à l'utilisation de ces renseignements.

L'article 72 de la Loi prévoit qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution. Pour ce qui est de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario), le président a été désigné par décret comme étant le responsable de l'institution.

Le présent rapport annuel décrit comment FedDev Ontario, dans sa cinquième année de fonctionnement, a administré ses responsabilités en vertu de la Loi.

Au sujet de l'institution

Raison d'être

Le Sud de l'Ontario étant la région la plus peuplée du pays — foyer de plus de 12 millions de résidents vivant dans 288 collectivités — son économie est un élément clé de la prospérité économique du Canada dans son ensemble.  En 2009, le gouvernement du Canada a créé FedDev Ontario avec un mandat de cinq ans. Le budget de 2013 a renouvelé FedDev Ontario pour cinq autres années, à partir d'avril 2014. Afin de remplir son mandat, FedDev Ontario favorise la compétitivité, l'innovation et la diversification de l'économie du Sud de l'Ontario : en investissant de façon stratégique dans les entreprises, les organismes à but non lucratif et les collectivités, en établissant et en renforçant des partenariats de collaboration avec d'importants intervenants économiques, ainsi que par la représentation des intérêts de la région aux échelons fédéral et national.

Responsabilités

FedDev Ontario est conscient du paysage économique en évolution dans la région et a élaboré, au cours de son deuxième mandat, une nouvelle gamme d'initiatives qui permettront à la région de continuer de connaître la prospérité économique. FedDev Ontario appuie les avantages économiques durables et à long terme pour la région et contribuera à créer un Ontario fort et prospère pour assurer la vigueur et la prospérité du Canada tout entier.

Portée des opérations

L'administration centrale de FedDev Ontario se trouve à Kitchener-Waterloo et l'Agence a des bureaux régionaux à Ottawa, Peterborough et Toronto. Son mandat couvre le Sud de l'Ontario et correspond aux 37 divisions de recensement suivantes définies par Statistique Canada. Selon le recensement de 2013, cette zone compte plus de 12,7 millions d'habitants, ce qui représente 93,6 pour cent de la population totale de l'Ontario et 36 pour cent de la population totale du Canada.

FedDev Ontario relève du portefeuille d'Industrie Canada. Sa présidente, qui est responsable de la supervision des activités et des ressources de l'Agence, relève du ministre d'État (FedDev l'Ontario), l'honorable Gary Goodyear.

Structure du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Il incombe au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui relève de la Secrétaire générale de l'Agence, de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le coordonnateur de l'AIPRP supervise la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information au sein de FedDev Ontario et en assure la conformité avec la législation. La structure du bureau de l'AIPRP compte également un agent, conformément à l'organigramme qui se trouve à l'annexe A.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, lignes directrices et procédures en vigueur permettant d'assurer la conformité de l'Agence aux deux Lois. Le bureau de l'AIPRP, situé au bureau régional, à Ottawa, répond à toutes les demandes formelles soumises en vertu de la loi applicable.

L'application des deux Lois à FedDev Ontario est également facilitée à l'échelle des directions générales et des bureaux régionaux. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison qui coordonne les activités relatives aux modalités administratives prévues par ces Lois. Ces agents de liaison relèvent d'un vice-président ou d'un directeur général.

Délégations de pouvoirs

L'actuel arrêté de délégation de pouvoirs concernant l'AIPRP a été approuvé par l'ancien président en juin 2010, pour la période se terminant en août 2013. Le rapport annuel pour 2014-2015 tiendra compte du nouvel arrêté de délégation de pouvoirs, signé par l'actuelle présidente en date d'avril 2014. En vertu de cet arrêté, tous les pouvoirs en cette matière sont délégués à la Secrétaire générale et au coordonnateur de l'AIPRP. Le rôle de la Secrétaire générale consiste à fournir, au besoin, un soutien et des conseils stratégiques à la haute direction de l'Agence en matière d'AIPRP. Le coordonnateur de l'AIPRP est pour sa part pleinement responsable des activités et opérations quotidiennes liées à l'AIPRP. Une copie de l'arrêté de délégation de pouvoirs est jointe à l'annexe B.

Statistiques

FedDev Ontario a reçu et a traité 12 demandes de renseignements personnels du 1er avril 2013 au 31 mars 2014, ce qui représente une hausse de 300 pour cent comparativement à la période précédente. Un rapport statistique détaillé concernant les demandes de renseignements personnels figure à l'annexe C.

Disposition et délai de traitement

Des 12 demandes traitées, FedDev Ontario a répondu à sept demandes dans le délai de 30 jours ou moins prévu par la Loi et à cinq demandes dans un délai de 31 à 60 jours. Dans neuf cas, les demandeurs ont obtenu une communication partielle; dans un cas, il n'existait aucun document et, dans deux cas, le demandeur a retiré sa demande.

Des neuf demandes restantes pour lesquelles FedDev Ontario possédait des dossiers pertinents, 4 691 pages ont été traitées et 2 199 pages ont été communiquées.

Trois demandes n'ont pas été traitées par l'Agence dans le délai prescrit par la Loi en raison de la charge de travail.

Exceptions et exclusions

Comme on l'indique à l'annexe C, FedDev Ontario a invoqué les exceptions prévues aux articles 26 et 27 de la Loi. Aucune exclusion n'a été citée par l'Agence.

Dans deux cas, une prolongation du délai de 30 jours prescrit par la Loi a été accordée afin d'éviter toute entrave sérieuse au fonctionnement des opérations de FedDev Ontario.

Coûts organisationnels pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'annexe C présente les coûts de la composante de la protection des renseignements personnels pour le bureau de l'AIPRP. Les coûts non salariaux sont estimés à 11 427 $, les coûts salariaux à 72 480 $ et les coûts liés aux heures supplémentaires à 7 943 $, et l'affectation en ressources humaines correspond à 1,21 employé à temps plein.

Le total des coûts salariaux associés aux activités ayant trait à la Loi pour les représentants du bureau de l'AIPRP et de FedDev Ontario est estimé à 89 754 $, et l'affectation en ressources humaines correspond à 1,31 employé à temps plein.

Sensibilisation et formation

L'Agence n'a pas donné de formation portant précisément sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport, cependant, le coordonnateur de l'AIPRP a été à la disposition de tous les employés participant au traitement des demandes de renseignements personnels reçues et les a encadrés sur demande.

L'information sur les procédures à suivre pour le traitement de demandes de renseignements personnels est publiée sur le wiki de l'Agence.

Politiques et procédures institutionnelles

Une page sur l'AIPRP est disponible sur le site Web de FedDev Ontario. La page offre des renseignements généraux à l'intention du public, indique les points de contact et contient des liens vers d'autres ministères et organismes clés.

Les procédures internes de FedDev Ontario font l'objet d'examens périodiques de manière à assurer la conformité aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Plaintes, vérification et enquêtes

Aucune plainte n'a été reçue et aucune vérification ni enquête n'a été effectuée au sujet de l'application de la Loi durant la période de référence.

Temps de traitement

Le bureau de l'AIPRP surveille de façon continue le temps de traitement des demandes de renseignements personnels à l'aide du logiciel de gestion des demandes d'AIPRP afin de faire respecter les délais établis. La Secrétaire générale, les vice-présidents, les directeurs généraux ou le Bureau du président sont avisés au besoin.

Atteinte importante à la vie privée

Aucune atteinte à la protection des renseignements personnels n'est survenue au cours de la période visée par le rapport.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Durant la période visée par le rapport, FedDev Ontario n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée; par conséquent, aucune évaluation n'a été transmise au Commissariat à la protection de la vie privée.

Communication de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)m)

Il n'y a eu aucune communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) entre le 1er avril 2013 et le 31 mars 2014.

Annexe A – Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Figure: Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Graphique de la Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (the long description is located below the image)
Description of Figure
  • Secrétaire générale
    Marian Tomlinson
    AS 07
  • Coordonnateur, accès à l'information et protection des renseignements personnels
    Josée Riopel
    PM 05
  • Agent, accès à l'information et protection des renseignements personnels
    Brandon Chavarie
    PM 03

Annexe B – ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté sur la delegation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accés à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsible d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Annexe

Poste
Loi sur l'accès à l'information et règlements
et règlements
Loi sur la protection des renseignements personnels
et règlements
Secretaire générale
Autorité absolue
Autorité absolue

et

Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignments personnels, Secrétariate ministériel
Autorité absolue
Autorité absolue

Daté, en la ville Kitchener
ce 22ième jour de juin 2010

L'original a été signé par B. A. (Bruce) Archibald, Ph. D., président
Agence fédérale de development économique pour le Sud de l'Ontario

Annexe C – Rapport statistique

Nom de l'institution :
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
Période visée par le rapport :
01/04/2013 au 31/03/2014

Partie 1 — Demandes en vertu de la LPRP

Demandes en vertu de la LPRP
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 12
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0
Total 12
Fermées pendant la période visée par le rapport 12
Reportées à la prochaine période de rapport 0

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 5 4 0 0 0 0 9
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 1 0 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 0 1 1 0 0 0 0 2
Total 1 6 5 0 0 0 0 12

2.2 Exceptions

Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)a)(i) 0 23a) 0
19(1)a) 0 22(1)a)(ii) 0 23b) 0
19(1)b) 0 22(1)a)(iii) 0 24a) 0
19(1)c) 0 22(1)b) 0 24b) 0
19(1)d) 0 22(1)c) 0 25 0
19(1)e) 0 22(2) 0 26 9
19(1)f) 0 22.1 0 27 1
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0  

2.3 Exclusions

Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents divulgués

Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 9 0 0
Total 9 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 4 691 2 199 9
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 2
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 5 189 1 72 0 0 3 1 938 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 7 189 1 72 0 0 3 1 938 0 0
2.5.3 Autres complexités
Autres complexités
Disposition Consultation
requise
Avis
juridique
Renseignements
entremêlés
Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 3 4
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 1 1
Total 1 0 0 4 5

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
3 3 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 3 0 3
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 3 0 3

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 — Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Total
0 0 0

Partie 4 — Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
  Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

Partie 5 — Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 1 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 1 0 0 0
Total 1 0 0 0

Partie 6 — Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 — Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 jours 0 0
16 à 30 jours 0 0
31 à 60 jours 0 0
61 à 120 jours 0 0
121 à 180 jours 0 0
181 à 365 jours 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

Partie 8 — Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts

Coûts
 
Dépenses Montant
Salaires 72 480 $
Heures supplémentaires 7 943 $
Biens et services 11 427 $
• Marchés pour les EFRVP
0 $  
• Marchés de services professionnels
0 $
• Autres
11 427 $
Total 91 850 $

8.2 Ressources humaines

Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP à temps plein Voués à la LPRP à temps partiel Total
Employés à temps plein 0.00 0.95 0.95
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00 0.26 0.26
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00 0.00 0.00
Étudiants 0.00 0.00 0.00
Total 0.00 1.21 1.21
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