Comment présenter une réclamation ou une demande d’avance au titre du Programme d’infrastructure communautaire de Canada 150.

Si vous bénéficiez d'un financement au titre du Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 (PIC 150), vous devez présenter une demande de remboursement des coûts admissibles et financés au plus une fois par mois et au moins de façon semestrielle, conformément à l'annexe 1 – Énoncé des travaux de l'Accord de contribution.

Vous pouvez présenter une réclamation pour les coûts admissibles engagés pour lesquels vous disposez d'une preuve de paiement. Veuillez consulter la section 6 de l'Accord de contribution pour obtenir des détails concernant les réclamations et les paiements ainsi que l'annexe 2 pour connaître les lignes directrices et les définitions relatives à l'établissement des coûts.

Pour présenter une réclamation, vous devez suivre deux étapes :

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la foire aux questions.

Étape 1 : Présentation d'une réclamation et/ou d'une demande d'avance

Pour présenter une réclamation et/ou une demande d'avance, vous devez remplir les formulaires suivants.


Présentation d'une réclamation et/ou d'une demande d'avance
Formulaire Façon de le remplir Moment de l'utilisation
Sommaire de la réclamation et/ou de la demande d'avance du demandeur

Remplir le côté gauche du formulaire, y compris la signature d'un représentant autorisé.

Pour la partie de la réclamation, remplir la partie 1 au moyen des totaux des éléments suivants :

Si vous demandez une avance :

  • assurez-vous que la section 2 comprend le montant demandé en dollars; et
  • présentez une prévision des coûts à jour.
Requis pour chaque demande de remboursement et/ou demande d'avance
Attestation de la taxe de vente harmonisée (TVH) du requérant Remplir les portions soulignées du formulaire, y compris la signature d'un représentant autorisé. Requis avec votre première réclamation uniquement si vous entendez réclamer la TVH
Autorisation de dépôt direct Remplir les portions soulignées du formulaire, y compris la signature d'un représentant autorisé. Requis avant de présenter une demande de remboursement
Cahier des demandes

Il s'agit d'un modèle vous permettant de dresser la liste détaillée de chacune des dépenses engagées que vous souhaitez qu'on vous rembourse.

Indiquer les détails de la facture, y compris les montants des listes détaillées (sections 1 à 3).

Vous devez présenter le formulaire dans le format électronique du fichier Excel fourni. Une copie sous format papier ou PDF peut également être incluse avec la réclamation, mais la copie au format Excel est nécessaire pour les dossiers de travail de FedDev Ontario.

Requis pour chaque réclamation
Prévision des coûts Indiquer les dépenses prévues, par mois et par catégorie de coût pour l'exercice (sections 1 à 3). Requis avec une demande d'avance
Documents à l'appui Votre première réclamation doit être accompagnée de documents à l'appui. Par exemple, une résolution de condition pour versement préalable (s'il y a lieu et si vous ne l'avez pas déjà fourni). Exigés avec votre première réclamation

Vous pouvez présenter le formulaire de réclamation par courriel, à fdo.infrastructureclaims-reclamationsinfrastructure.fdo@canada.ca et envoyer une copie à votre agent de projet.

À cette étape, vous ne devez présenter aucun autre document à l'appui. Toutefois, veuillez conserver les bons de commande, les factures, les chèques annulés, les reçus et tout autre document à l'appui afin de pouvoir les présenter dans le cadre du processus d'échantillonnage de réclamation.

Étape 2 : Présentation des documents à l'appui

Lorsque vous aurez présenté la réclamation, vous recevrez une demande sollicitant des copies de factures et de preuves de paiement précises.

Les documents suivants seront acceptés à titre de preuves de paiement :

Lorsque nous aurons reçu tous les documents demandés, nous examinerons les coûts aux fins d'admissibilité d'après l'accord de contribution, puis la réclamation sera traitée aux fins de paiement.

Lorsque la réclamation aura été traitée, nous vous ferons parvenir une Lettre de paiement et une Feuille de calcul des paiements. Ces documents vous donneront un aperçu des dépenses réclamées à ce jour et stipuleront le reste du montant de la contribution.


Foire aux questions

  1. Quand puis-je commencer à engager des coûts?
  2. Quels coûts engagés sont admissibles au remboursement?
  3. La TVH est-elle un coût admissible?
  4. Suis-je admissible à une avance et comment cela fonctionne-t-il?
  5. Qu'est ce qu'une retenue?
  6. Quelle est l'incidence de la clôture de l'exercice du gouvernement fédéral sur mes réclamations?
  7. Que dois-je faire si j'ai acquitté des frais en devises étrangères?

1) Quand puis-je commencer à engager des coûts?

Pour demander le remboursement des coûts, ceux-ci doivent être engagés au cours de la période d'admissibilité définie dans l'Accord de contribution. Vous pouvez également engager des coûts après la date d'admissibilité jusqu'à la date d'achèvement du programme.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter l'article 2.1 de l'Accord de contribution.

2) Quels coûts engagés sont admissibles au remboursement?

Nous rembourserons les coûts admissibles et soutenus tels qu'ils sont définis dans l'Accord de contribution. Vous pouvez demander le remboursement des coûts admissibles et soutenus une fois qu'ils ont été engagés (les biens ont été reçus, les services ont été rendus) et payés.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter les sections suivantes de l'Accord de contribution :

3) La TVH est-elle un coût admissible?

Une partie de la TVH que vous avez payée sur les biens et services admissibles du projet peut être admissible. Cela dépend du statut de votre organisation (c'est-à-dire société, à but non lucratif qualifiée, université, etc.).

Vous devriez réclamer le montant net de la TVH de tout remboursement ou crédit admissible à percevoir de l'Agence du revenu du Canada. Si vous réclamez des crédits de taxe sur les intrants (CTI), vous ne devriez réclamer aucune TVH comme coûts admissibles.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter l'annexe 2, Lignes directrices sur l'établissement des coûts, de l'Accord de contribution.

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4) Suis-je admissible à une avance et comment cela fonctionne-t-il?

Nous n'émettons pas d'avances pour tous les projets et tous les programmes. Vous devez faire approuver les avances au préalable par votre agent de programme. Les paiements anticipés sont fondés sur des prévisions de trésorerie pour une période déterminée avant que les frais ne soient engagés pour cette période. Une fois qu'une avance est accordée, elle doit être rapprochée au cours de l'exercice. Si vous n'avez pas rapproché votre avance au cours de cette période, vous devrez alors rembourser le montant.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter les articles suivants de l'Accord de contribution :

5) Qu'est ce qu'une retenue?

Tous les accords de contribution font l'objet d'une retenue de 10 p. 100. On s'attend à ce que vous gériez la trésorerie en conséquence tant que tous les livrables n'ont pas été reçus et que les rapports finaux n'ont pas été approuvés.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter les articles suivants de l'Accord de contribution :

6) Quelle est l'incidence de la clôture de l'exercice du gouvernement fédéral sur mes réclamations?

Comme l'exercice se termine le 31 mars, nous vous demanderons de préparer une réclamation des créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE). Vous devrez soumettre à l'avance une liste complète et détaillée des coûts estimatifs que vous engagerez au cours de l'exercice se terminant le 31 mars. Ce qui est fait à l'avance afin de prévenir la non-utilisation des fonds. Après le 1er avril, vous devrez présenter une réclamation concrète pour ce qui est des paiements inférieurs ou égaux aux dépenses estimatives.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter les articles suivants de l'Accord de contribution :

7) Que dois-je faire si j'ai acquitté des frais en devises étrangères?

Nous remboursons les frais en devises canadiennes seulement. Par conséquent, vous devez présenter tous les coûts à rembourser en devises canadiennes. Il est possible que nous demandions des documents à l'appui qui font état du taux de change.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter l'article 6.2, Procédures relatives aux réclamations de l'Accord de contribution.

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