2015-2016 Rapport annuel au Parlement — Loi sur la protection des renseignements personnels

Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

Du 1er avril 2015 au 31 mars 2016

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Personne-ressource
Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
155, rue Queen, 14e étage
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Téléphone : 613-301-7142
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No de catalogue de la version PDF : Iu93-1/2F-PDF

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le ministre d'état, Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario, 2016

Table des matières

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (ci-après la Loi) « a pour objet d'augmenter l'étendue de la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus concernant les renseignements personnels (article 2 de la Loi). La Loi protège également la vie privée des particuliers en empêchant les tiers d'avoir accès à ces renseignements personnels et elle leur confère des droits précis en ce qui a trait à la collecte et à l'utilisation de ces renseignements.

L'article 72 de la Loi prévoit qu'à la fin de chaque exercice financière, chaque responsable d'institution fédérale doit produire un rapport annuel pour son institution pour ensuite le pr/senter au Parlement. La présidente a été désignée par décret comme étant la responsable de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario).

Le présent rapport annuel démontre comment FedDev Ontario, dans sa septième année de fonctionnement, a géré ses responsabilités en vertu de la Loi.

Au sujet de l'institution

Raison d'être

FedDev Ontario a été établie en 2009 afin d'appuyer la croissance dans le Sud de l'Ontario via sa prestation de programmes et de services fédéraux.

En 2013, le mandat de FedDev Ontario a été renouvelé pour une deuxième période de cinq ans, soit de 2014-2015 à 2018-2019. Lors du budget de 2013, le gouvernement du Canada annonçait 920 millions de dollars en financement de base pour l'Agence, avec un engagement renouvelé de renforcer la capacité d'innovation de la région, l'entrepreneuriat et la collaboration, ainsi que promouvoir le développement d'une économie forte et diversifiée pour le Sud de l'Ontario.

Responsabilités

Avec sa gamme de programmes et d'activités, FedDev Ontario appuie le développement des opportunités économiques durables et à long terme pour la région et contribue à créer un Ontario fort et prospère afin d'appuyer une économie vigoureuse et prospère pour le Canada entier.

Portée des opérations

L'administration centrale de FedDev Ontario est située à Waterloo et possède des bureaux régionaux à Ottawa, Peterborough et Toronto. Son mandat couvre le territoire du Sud de l'Ontario et correspond aux 37 divisions de recensement définies par Statistique Canada.

FedDev Ontario relève du portefeuille Innovation Sciences et Développement économique. Sa présidente est responsable de la supervision des activités et des ressources de l'Agence. Cette dernière, relève du Greffier du Conseil privé.

Structure du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Il incombe au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui relève de la Secrétaire générale de l'Agence, de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le coordonnateur de l'AIPRP supervise la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information au sein de FedDev Ontario et assure la conformité avec la législation. La structure du bureau de l'AIPRP compte également un agent de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, conformément à l'organigramme à l'annexe A.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures en vigueur permettant ainsi d'assurer la conformité de l'Agence sur ces Lois. Le bureau de l'AIPRP, situé au bureau régional d'Ottawa, répond à toutes les demandes formelles soumises en vertu de la loi tel qu'applicable.

L'application des deux Lois à FedDev Ontario est également facilitée à l'échelle des directions générales et des bureaux régionaux. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison qui coordonne les activités relatives aux modalités administratives prévues par ces Lois. Ces agents de liaison relèvent d'un vice-président ou d'un directeur général.

Délégations des pouvoirs

Les délégations des pouvoirs concernant l'AIPRP ont été approuvées par la présidente le 27 janvier 2016. En vertu de cet arrêté, tous les pouvoirs sont délégués au vice-président, à la Direction générale des politiques des partenariats et de la gestion du rendement, à la secrétaire générale et au coordonnateur de l'AIPRP. Le rôle de la secrétaire générale consiste à fournir un soutien et des conseils stratégiques à la haute direction de l'Agence en matière d'AIPRP. Le coordonnateur de l'AIPRP est pour sa part pleinement responsable des activités et des opérations quotidiennes liées à l'AIPRP. Une copie de l'arrêté de délégation de pouvoirs est jointe à l'annexe B.

Statistiques

FedDev Ontario a reçu et a traité quatre demandes de renseignements personnels du 1er avril 2015 au 31 mars 2016, ce qui représente une baisse de 20 pour cent comparativement à la période précédente. Un rapport détaillé portant sur les statistiques des demandes de renseignements personnels figure à l'annexe C.

Disposition et délai de traitement

FedDev Ontario a répondu à chacune des demandes dans le délai prévu par la Loi c'est à dire, dans un délai de 30 jours ou moins. Plus précisément, un des demandeurs a obtenu une communication partielle tandis que dans deux autres cas, les demandes ont été abandonnées par les demandeurs. En ce qui concerne le dernier cas, il n'existait aucun document.

Dans le cas de la demande pour laquelle FedDev Ontario possédait des dossiers pertinents, 1 109 pages ont été traitées et 809 pages ont été communiquées.

Exemptions et exclusions

Comme l'indique l'annexe C, FedDev Ontario a invoqué les exemptions prévues à l'article 26 de la Loi. L'Agence n'a retenue aucune exclusion.

Aucune prolongation du délai de 30 jours prescrit par la Loi n'a été demandée.

Coûts opérationnels pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'annexe C reflète le coût total de 4 203 $. Ce coût est associé à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels de l'Agence pour l'exercice 2015-2016. Il comprend le montant de 1 301 $ pour les portions salariales de deux employés à temps plein, un employé à temps partiel dans le bureau de l'AIPRP et d'autres employés de FedDev Ontario qui travaillent pour soutenir cette fonction sur une base temporaires et selon les besoins. Les coûts non salariaux s'élève à 2 902 $.

Sensibilisation et formation

L'Agence n'a pas offert de formation portant précisément sur la protection des renseignements personnels au cours de l'année financière 2015-2016. Le coordonnateur et l'agent de l'AIPRP ont fourni un accompagnement et des conseils à tous les employés sur les questions concernant les renseignements personnels tout au long de la période visée.

L'information sur les processus opérationnels, le traitement des demandes de renseignements personnels est publiée sur la page wiki de l'Agence.

Politiques institutionnelles et processus operationnels

Une page spécifique sur l'AIPRP est disponible sur le site Web de FedDev Ontario. La page offre des renseignements généraux à l'intention du public, indique les points de contact et contient des liens vers d'autres ministères et organismes clés.

Les procédures internes de FedDev Ontario font l'objet d'examens périodiques de manière à assurer la conformité aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Plaintes, vérification et enquêtes

Aucune plainte n'a été reçue et aucune vérification ni enquête n'a été effectuée au sujet de l'application de la Loi durant la période de référence.

Temps de traitement

Le bureau de l'AIPRP surveille continuellement le temps de traitement des demandes de renseignements personnels à l'aide du logiciel de gestion des demandes d'AIPRP dans le but de faire respecter les délais établis. La secrétaire générale, les vice-présidents, les directeurs généraux ou le Bureau du président sont avisés au besoin.

Atteinte à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n'est survenue au cours de la période visée par le rapport.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

FedDev Ontario n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée; par conséquent, aucune évaluation n'a été transmise au Commissariat à la protection de la vie privée pour l'année financière 2015-2016.

Communication de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)m)

Il n'y a eu aucune communication en vertu de l'alinéa 8(2)(m) entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016.

Annexe A – Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Graphique de la Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (the long description is located below the image)
Description de la figure
  • Secrétaire générale
    AS 07
  • Coordonnateur, accès à l'information et protection des renseignements personnels
    PM 05
  • Agent, accès à l'information et protection des renseignements personnels
    PM 03

Annexe B – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Présidente de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Annexe

Annexe
Poste Loi sur l'accès à l'information et règlements Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements
Secrétaire générale Autorité absolue Autorité absolue
Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels,
Secrétariat ministériel
Autorité absolue Autorité absolue
Vice‑président, Politiques, partenariats et gestion de rendement Autorité absolue Autorité absolue

Daté, en la ville d'Ottawa
ce 27 jour de janvier 2016

L'original a été signé par Nancy Horsman, Présidente
Agence fédérale de development économique pour le Sud de l'Ontario

Annexe C – Rapport statistique

Nom de l'institution :
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

Période d'établissement de rapport :
01/04/2015 au 31/03/2016

Partie 1 — Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 4
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0
Total 4
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 4
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 1 0 0 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 1 0 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 1 1 0 0 0 0 0 2
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 2 2 0 0 0 0 0 4

2.2 Exceptions

Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)a)(i) 0 23a) 0
19(1)a) 0 22(1)a)(ii) 0 23b) 0
19(1)b) 0 22(1)a)(iii) 0 24a) 0
19(1)c) 0 22(1)b) 0 24b) 0
19(1)d) 0 22(1)c) 0 25 0
19(1)e) 0 22(2) 0 26 1
19(1)f) 0 22.1 0 27 0
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0  

2.3 Exclusions

Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 1 0
Total 0 1 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiqués
Pages pertinentes traitées et communiqués
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiqués Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 1 109 809 1
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 2
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 1 109 809 3
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Pages pertinentes traitées et communiqués en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiqués Nombre de demandes Pages communiqués Nombre de demandes Pages communiqués Nombre de demandes Pages communiqués Nombre de demandes Pages communiqués
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 1 809 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 2 0 0 0 1 809 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Autres complexités
Disposition Consultation
requise
Avis
juridique
Renseignements
entremêlés
Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 — Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Partie 4 — Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 — Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Partie 6 — Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 — Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Part 8 — Plaintes et enquêtes

Plaintes et enquêtes
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Part 9 — Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d'ÉFVP terminées : 0

Part 10 — Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Coûts
Dépenses Montant
Salaires $1 301
Heures supplémentaires $0
Biens et services $2 902
• Contrats de services professionnels $0  
• Autres $2 902
Total $4 203

10.2 Ressources humaines

Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 2,00
Employés à temps partiel et occasionnels 1,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 3,00
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