2018-2019 Rapport annuel au Parlement — Loi sur l'accès à l'information

Table des matières

1. Introduction
2. Au sujet de l'institution
   1. Raison d'être
   2. Responsabilités
   3. Portée des opérations
3. Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
4. Délégations de pouvoirs
5. Analyse du rapport statistique
   1. Sources des demandes
   2. Disposition et délai de traitement
   3. Exceptions et exclusions
   4. Renseignements supplémentaires
6. Sensibilisation et formation
7. Politiques et procédures institutionnelles
8. Plaintes, vérifications et poursuites en justice
9. Suivi de la conformité
10. Annexe A — Structure du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
11. Annexe B — Ordonnance de délégation de pouvoirs
12. Annexe C — Rapport statistique

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (ci-après la Loi) accorde aux citoyens canadiens, de même qu'aux personnes et sociétés installées au Canada, un droit d'accès aux dossiers sous le contrôle des institutions fédérales qui ne contiennent pas de renseignements de nature personnelle. Le droit d'accès est conforme aux principes selon lesquels les renseignements du gouvernement sont à la disposition du public, que les exceptions indispensables à ces droits sont précises et limitées et que les décisions quant à la communication de renseignements du gouvernement sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

L'article 72 de la Loi exige qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale « établit pour présentation au Parlement le rapport annuel d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution ». Le président a été désigné par décret comme étant le responsable de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario). Le rapport, « dans les trois mois suivant la fin de l'exercice financier, doit être déposé devant chaque chambre du Parlement ou, si elle ne siège pas, dans les quinze premiers jours de séance ultérieurs. »

Le présent rapport annuel décrit comment FedDev Ontario, dans sa dixième année de fonctionnement, a exercé ses responsabilités en vertu de la Loi.

Au sujet de l'institution

Raison d'être

FedDev Ontario a été créée en 2009 afin de travailler avec les collectivités, les entreprises, les organismes à but non lucratif et d'autres ordres de gouvernement dans le Sud de l'Ontario, afin de promouvoir activement la région et de construire une assise solide d'investissements et de partenariats pour assurer la croissance économique et la prospérité à long terme de la région.

Dans le cadre du budget de 2018, FedDev Ontario a reçu un financement de base renouvelé de 920 millions de dollars sur six ans pour son troisième mandat. Le budget de 2019 annonçait en outre qu'à compter de 2024-2025, à la fin du troisième mandat de l'Agence, FedDev Ontario commencerait à recevoir un financement permanent de 184,5 millions de dollars par année pour continuer à investir dans le Sud de l'Ontario.

Responsabilités

Avec sa gamme de programmes et d'activités, FedDev Ontario renforce la capacité économique en matière d'innovation, d'entrepreneuriat et de collaboration, et promeut le développement d'une économie du Sud de l'Ontario qui soit à la fois solide et diversifiée.

Portée des opérations

L'administration centrale de FedDev Ontario est située à Waterloo et possède des bureaux régionaux à Ottawa, à Peterborough et à Toronto. Son mandat couvre le territoire du Sud de l'Ontario et correspond aux 37 divisions de recensement définies par Statistique Canada.

FedDev Ontario relève du portefeuille d'Innovation, Sciences et Développement économique Canada. Son président est responsable de la supervision des activités et des ressources de l'Agence et relève du ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique.

Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Il incombe au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de traiter les demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Le coordonnateur de l'AIPRP supervise l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information au sein de FedDev Ontario et assure la conformité avec la législation. La structure du bureau de l'AIPRP comprend également un agent, conformément à l'organigramme à l'annexe A; ce poste est vacant depuis juillet 2017, et n'a pas encore été pourvu.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable de l'ensemble des activités quotidiennes liées à l'AIPRP, ainsi que de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures en vigueur permettant d'assurer la conformité de l'Agence avec les lois. Le bureau de l'AIPRP, situé au bureau régional d'Ottawa, répond à toutes les demandes officielles soumises en vertu de la Loi telle qu'applicable.

L'application des deux lois à FedDev Ontario est également facilitée à l'échelle des directions générales et des bureaux régionaux. Chaque direction générale organisationnelle a un agent de liaison qui coordonne les activités relatives aux procédures et processus administratifs prévus par ces lois.

Délégations de pouvoirs

L'ordonnance actuelle de délégation de pouvoirs relatifs à l'AIPRP a été approuvée par le président (le responsable de l'institution) le 3 mai 2018. Elle fournit la pleine délégation de pouvoirs au coordonnateur de l'AIPRP et à la secrétaire générale. Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs est jointe à l'annexe B.

Analyse du rapport statistique

Au cours de la période d'établissement de rapports, FedDev Ontario a reçu 27 demandes d'accès à l'information, soit une augmentation de 42 pour cent par rapport à la période d'établissement de rapports précédente, et a reporté quatre demandes de la période 2017-2018. Cela représente un total de 31 dossiers de la charge de travail relative à l'accès à l'information. À l'exclusion des chiffres de 2017-2018, lorsqu'une augmentation des demandes a eu lieu (probablement en raison de l'intérêt du public pour le Programme d'infrastructure communautaire de Canada 150 de l'Agence), le nombre de demandes d'accès à l'information reçues en 2018-2019 est en accorde avec d'autres années.

Sources des demandes

Voici la répartition des 27 nouvelles demandes reçues, par type d'utilisateur :

Médias

2

Milieu universitaire

1

Entreprises
(secteur privé)

18

Organisation

0

Public

3

Refuse de s'identifier

3

Trois des nouvelles demandes reçues, huit, soit 30 pour cent, visaient des documents en lien avec des subventions ou des contributions; 15, soit 55 pour cent, concernaient des activités internes de l'Agence; et quatre, soit 15 pour cent, portaient sur d'autres sujets.

Disposition et délai de traitement

Au cours de la période d'établissement de rapports 2018-2019, 28 demandes ont été traitées et trois demandes ont été reportées à l'exercice 2019-2020. Un rapport statistique détaillé sur les demandes d'accès à l'information est joint à l'annexe C.

Le traitement des 28 demandes s'est déroulé comme suit : deux demandeurs ont obtenu une communication totale, 10 demandeurs ont obtenu une communication partielle, une demande a été complètement exemptée, 12 demandes n'avaient aucun dossier pertinent, une demande a été transférée et deux demandes ont été retirées par le demandeur. Aucune demande n'a été exclue dans son intégralité.

Treize demandes contenaient des documents pertinents aux demandes d'accès à l'information. Une de ces demandes a finalement été retirée (2 500 pages ont été traitées et aucune n'a été divulguée pour cette demande). FedDev Ontario a traité 1 477 pages et divulgué 866 pages des 12 autres demandes pour lesquelles des documents pertinents avaient été demandés.

Des 28 demandes traitées, l'Agence a répondu à 23 demandes dans un délai de 30 jours, trois dans un délai de 31 à 60 jours, une dans un délai de 181 à 365 jours et une dans un délai supérieur à 365 jours.

Une demande a été fermée après les délais prescrits par la Loi. Cela représente un taux d'achèvement en temps opportun de 96 pour cent (taux de présomption de refus de quatre pour cent)

Au cours de la période d'établissement de rapports, des prolongations ont été accordées trois fois au titre de la Loi, en vertu de l'alinéa 9(1) a), pour le volume, le temps de recherche et l'interférence avec les activités. Il y a eu une prorogation en vertu de l'alinéa 9(1) c) pour permettre la tenue de consultations auprès de tiers.

Il importe de souligner que le nombre de prolongations ne correspond pas nécessairement au nombre de dossiers pour lesquels des prolongations sont accordées. Cela s'explique par le fait que tout dossier donné peut exiger des prolongations pour plusieurs raisons (par exemple, le volume et l'interférence avec les activités et pour une consultation avec un tiers; le tableau statistique ferait état de cela comme deux prolongations séparées).

Exceptions et exclusions

Comme il est indiqué à l'annexe C, des exceptions ont été invoquées en vertu des articles 19, 20, 21 et 22. FedDev Ontario n'a invoqué aucune exclusion en vertu de l'article 69 de la Loi pendant la période d'établissement de rapports.

Renseignements supplémentaires

L'Agence a reçu 16 nouvelles demandes de consultation de la part d'autres institutions gouvernementales, soit une diminution de 61 pour cent par rapport à la période d'établissement de rapports précédente.

Dans l'ensemble, l'Agence a terminé un total de 44 demandes liées à la Loi sur l'accès à l'information, 28 demandes d'accès à l'information et 16 demandes de consultation sur l'accès).

Sensibilisation et formation

Au cours de l'exercice 2018-2019, le coordonnateur de l'AIPRP s'est rendu aux bureaux de Waterloo et de Toronto pour donner de la formation sur l'AIPRP aux employés de FedDev. Au total, 63 personnes, soit 22 pour cent du personnel de l'Agence, y ont participé.

Pendant la période visée, le coordonnateur de l'AIPRP a fourni des conseils et un encadrement continus aux employés sur les questions liées à l'accès à l'information, au besoin.

Des lignes directrices et des procédures sont fournies au personnel dans le cadre de la documentation d'attribution des tâches lorsqu'il est chargé de répondre à une demande d'accès à l'information.

Politiques et procédures institutionnelles

Le bureau de l'AIPRP détermine et met en œuvre les pratiques exemplaires de manière continue lorsque des sujets se présentent.

Le bureau de l'AIPRP encourage activement la communication ouverte avec ses agents de liaison et ses bureaux de première responsabilité.

Plaintes, vérifications et poursuites en justice

Il n'y a eu aucune plainte reçue de la part du Commissariat à l'information en vertu de l'article 32 au cours de la période visée concernant l'application de la Loi. Il n'y a pas eu d'enquêtes ou de poursuites en justice au cours de cette période.

Suivi de la conformité

Le bureau de l'AIPRP surveille un certain nombre de mesures relatives aux demandes d'accès à l'information. Les taux de réponse des BPR sont surveillés de manière continue afin de s'assurer qu'ils s'inscrivent dans les périodes admissibles.

Un rapport hebdomadaire est fourni au président par l'entremise du Comité des opérations, indiquant le nombre de demandes actives (y compris les demandes de consultation en matière d'accès et les demandes relatives à la protection des renseignements personnels), le nombre de nouvelles demandes reçues, l'état de chaque demande et la date prévue de communication pour chaque demande.

Des rapports spéciaux sont produits, au besoin. La secrétaire générale, les vice-présidents, les directeurs généraux ou le bureau du président sont avisés, au besoin.

Annexe A — Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Annexe B — Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe C — Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : FedDev Ontario

Période d'établissement de rapport : 2018-04-01 à 2019-03-31

Partie 1 — Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1,1 Nombre de demandes

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	27
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	4
Total	31
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	28
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	3

1,2 Sources des demandes

Source	Nombre de demandes
Médias	2
Milieu universitaire	1
Entreprises (secteur privé)	18
Organisation	0
Public	3
Refus de s'identifier	3
Total	27

1,3 Demandes informelles

Délai de traitement

1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
0	0	0	0	0	0	0	0

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2,1 Disposition and Completion Time

Disposition	Délai de traitement
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	1	1	0	0	0	0	0	2
Communication partielle	1	6	2	0	0	1	0	10
Exception totale	0	0	1	0	0	0	0	1
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n'existe	11	1	0	0	0	0	0	12
Demande transmise	0	1	0	0	0	0	0	1
Demande abandonnée	1	0	0	0	0	0	1	2
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	14	9	3	0	0	1	1	28

2,2 Exemptions

Article	Nombre de demandes
13(1) a)	0
13(1) b)	0
13(1) c)	0
13(1) d)	0
13(1) e)	0
14 a)	0
14 b)	0
14	0
15(1) — A.I.	0
15(1) — Déf	0
15(1) — A.S.	0
16(1) a) (i)	0
16(1) a) (ii)	0
16(1) a) (iii)	0
16(1) b)	0
16(1) c)	0
16(1) d)	0
16(2)	0
16(2) a)	0
16(2) b)	0
16(2) c)	0
16(3)	0
16,1(1) a)	0
16,1(1) b)	0
16,1(1) c)	0
16,1(1) d)	0
16,2(1)	0
16,3	0
16,4(1) a)	0
16,4(1) b)	0
16,5	0
17	0
18 a)	0
18 b)	1
18 c)	0
18 d)	0
18,1(1) a)	0
18,1(1) b)	0
18,1(1) c)	0
18,1(1) d)	0
19(1)	4
20(1) a)	0
20(1) b)	1
20(1) b.1)	0
20(1) c)	5
20(1) d)	1
20,1	0
20,2	0
20,4	0
21(1) a)	0
21(1) b)	1
21(1) c)	1
21(1) d)	0
22	0
22,1(1)	0
23	0
24(1)	0
26	0

2,3 Exclusions

Article	Nombre de demandes
68 a)	0
68 b)	0
68 c)	0
68,1	0
68,2 a)	0
68,2 b)	0
69(1)	0
69(1) a)	0
69(1) b)	0
69(1) c)	0
69(1) d)	0
69(1)e)	0
69(1) f)	0
69(1) g) re a)	0
69(1) g) re b)	0
69(1) g) re c)	0
69(1) g) re d)	0
69(1) g) re e)	0
69(1) g) re f)	0
69,1(1)	0

2,4 Support des documents communiqués

Disposition	Papier	Électronique	Autres
Communication totale	0	2	0
Communication partielle	0	10	0
Total	0	12	0

2,5 Complexité

2,5,1 Pages pertinentes traitées et communiquées

Disposition des demandes	Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
Communication totale	12	0	2
Communication partielle	1 226	866	10
Exception totale	239	0	1
Exclusion totale	0	0	0
Demande abandonnée	2 500	0	2
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0

2,5,2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

Disposition	Moins de 100 pages		101 à 500 pages traitées		501 à 1 000 pages traitées		1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de deman- des	Pages commun- iquées	Nombre de deman- des	Pages commun- iquées	Nombre de deman- des	Pages commun- iquées	Nombre de deman- des	Pages commun- iquées	Nombre de deman- des	Pages commun- iquées
Communication totale	2	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	8	77	1	39	1	750	0	0	0	0
Exception totale	0	0	1	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Abandoned	1	0	0	0	0	0	1	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	11	77	2	39	1	750	1	0	0	0

2,5,3 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Estimation des frais	Avis juridique	Autre	Total
Communication totale	0	0	0	0	0
Communication partielle	5	0	0	0	5
Exception totale	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	8	0	0	0	8
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Total	13	0	0	0	13

2,6 Présomptions de refus

2,6,1 Motifs du non-respect du délai statutaire

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire	Motif principal
	Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autre
2	1	0	1	0

2,6,2 Nombre de jours de retard

Nombre de jours de retard	Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé	Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé	Total
1 à 15 jours	0	0	0
16 à 30 jours	0	0	0
31 à 60 jours	0	0	0
61 à 120 jours	0	0	0
121 à 180 jours	0	1	1
181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	1	1
Total	0	2	2

2,7 Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l'anglais au français	0	0	0
Du français à l'anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Partie 3 — Prorogations

3,1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé	9(1) a) Entrave au fonctionnement	9(1) b) Consultation		9(1) c) Avis à un tiers notice
		Article 69	Autre
Communication totale	0	0	0	0
Communication partielle	1	0	0	1
Exception totale	1	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document n’existe	0	0	0	0
Demande abandonnée	1	0	1	0
Total	3	0	1	1

3,2 Durée des prorogations

Durée des prorogations	9(1) a) Entrave au fonctionnement	9(1) b) Consultation		9(1) c) Avis à un tiers
		Article 69	Autre
30 jours ou moins	2	0	0	0
31 à 60 jours	1	0	0	1
61 à 120 jours	0	0	1	0
121 à 180 jours	0	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0	0
365 days or more	0	0	0	0
Total	3	0	1	1

Partie 4 — Frais

Type de frais	Frais perçus		Frais dispensés ou remboursés
	Nombre de demandes	Montant	Nombre de demandes	Montant
Présentation	5	25,00 $	0	0,00 $
Recherche	0	0,00 $	0	0,00 $
Production	0	0,00 $	0	0,00 $
Programmation	0	0,00 $	0	0,00 $
Préparation	0	0,00 $	0	0,00 $
Support de substitution	0	0,00 $	0	0,00 $
Reproduction	0	0,00 $	0	0,00 $
Total	5	25,00 $	0	0,00 $

Partie 5 —Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

5,1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada		Autres organisations
	Demandes de consultation reçues	Nombre de pages à traiter	Demandes de consultation reçues	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	15	3	0	0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	1	5	0	0
Total	16	8	0	0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	16	8	0	0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	0	0	0	0

5,2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Recommendation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	12	2	0	0	0	0	0	14
Communiquer en partie	1	1	0	0	0	0	0	2
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	13	3	0	0	0	0	0	16

5,3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Recommendation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Communiquer en partie	0	0	0	0	0	0	0	0
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

Partie 6 —Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6,1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours	Moins de 100 pages		101 à 500 pages traitées		501 à 1 000 pages traitées		1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de deman- des	Pages communiquées	Nombre de deman- des	Pages communiquées	Nombre de deman- des	Pages communiquées	Nombre de deman- des	Pages communiquées	Nombre de deman- des	Pages communiquées
1 à 15	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0	0	0	1	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	1	0	0	0

6,2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours	Moins de 100 pages		101 à 500 pages traitées		501 à 1 000 pages traitées		1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de deman- des	Pages communiquées	Nombre de deman- des	Pages communiquées	Nombre de deman- des	Pages communiquées	Nombre de deman- des	Pages communiquées	Nombre de deman- des	Pages communiquées
1 à 15	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0	1	0	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	1	0	0	0	0	0

Partie 7 —Plaintes et enquêtes

Article 31	Article 35	Article 37	Total
0	0	0	0

Partie 8 —Recours judiciaire

Article 41	Article 42	Article 44	Total
0	0	0	0

Partie 9 — Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

9,1 Coûts

Dépenses		Montant
Salaires		83 911 $
Heures supplémentaires		0 $
Biens et services		9 322 $
Contrats de services professionnels	6 844 $
Autre	2 478 $
Total		93 233 $

9,2 Ressources humaines

Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à l'accès à l'information
Employés à temps plein	0,95
Employés à temps partiel et occasionnels	0,03
Employés régionaux	0
Experts-conseils et personnel d'agence	0
Étudiants	0
Total	0,98