Archivé — Initiative pour la recherche appliquée et la commercialisation : Appel de demandes et octroi de financement

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Table des matières


1.0 Sommaire

1.1 Historique et contexte

L'Initiative pour la recherche appliquée et la commercialisation (IRAC) s'inscrit dans le cadre du Programme de développement du Sud de l'Ontario (PDSO), lequel constitue l'un des programmes de financement clés visant à renforcer l'économie du Sud de l'Ontario.

L'IRAC est un programme pilote qui a été élaboré et mis en œuvre dans un laps de temps relativement court. Des accords de contribution ont été conclus avec 24 établissements postsecondaires, soit un financement équivalent à environ 14,5 millions de dollars.

La vérification du processus d'appel de demandes et d'octroi du financement au titre de l'IRAC a été effectuée conformément au Plan de vérification axé sur les risques de 2011-12 de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation. La vérification a été jugée hautement prioritaire en raison de la complexité des systèmes de services offerts par des tiers et du besoin de synchronisation afin de donner une assurance.

Cette vérification vise à donner l'assurance que la gouvernance, la gestion du risque et le contrôle des processus d'appel de demandes et d'octroi de financement au titre de l'IRAC sont effectués en conformité avec les politiques et les lignes directrices établies pour l'Initiative, ainsi qu'avec la Politique sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).

1.2 Évaluation globale et opinion du vérificateur

L'opinion découlant de la vérification est basée sur une comparaison entre, d'une part, les conditions telles qu'elles existaient au moment de la vérification et, d'autre part, les critères de vérification préétablis qui ont fait l'objet d'un consentement auprès de la direction.

Dans l'ensemble, nous avons constaté que l'équipe de projet avait réussi à élaborer le projet pilote IRAC et à effectuer des évaluations de l'admissibilité en respectant des échéanciers très serrés. On a élaboré les lignes directrices de l'IRAC afin de définir les processus d'admissibilité, de financement et de demande. Une équipe d'examen des demandes a été mise en place afin d'appliquer des critères d'examen de la demande, et des accords de contribution ont été conclus en temps opportun.

À notre avis, le processus d'appel de demandes et d'octroi de financement au titre de l'IRAC est bien contrôlé (voir l'annexe C pour obtenir des détails sur les opinions découlant de la vérification). Les recommandations identifiées dans notre rapport représentent des occasions pour améliorer les processus et l'environnement de contrôle.

1.3 Observations principales

Les observations principales découlant de la vérification sont les suivantes :

1.4 Principales recommandations

  1. Objectifs de l'IRAC
    On devrait davantage préciser les objectifs de l'IRAC sur le plan des résultats. On pourrait ainsi établir des objectifs de rendement.
  2. Processus d'évaluation des risques
    La direction devrait préparer une évaluation des risques et des objectifs propres à l'IRAC et établir un lien direct avec le modèle logique de l'IRAC.
  3. Processus d'évaluation des demandes
    1. Les lignes directrices relatives à la demande devraient définir davantage la présentation et le format acceptables des demandes.
    2. On devrait élaborer des énoncés de critères de façon plus précise et mesurable.
    3. On devrait élaborer des mesures permettant d'effectuer la cotation standard des demandes des établissements postsecondaires.
  4. Documentation du dossier relatif à la demande
    La liste de vérification pour la demande devrait représenter un résumé de toutes les analyses effectuées et être mise à jour afin de rendre compte de tous les renseignements recueillis.

1.5 Énoncé d'assurance

La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne (2006) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada (2006). Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée en vue d'obtenir l'assurance raisonnable que le cadre de contrôle de gestion est conforme à la Politique sur les paiements de transfert (2008) et à d'autres politiques et lignes directrices pertinentes.

Selon notre jugement professionnel de vérificateurs, des procédures suffisantes et appropriées ont été suivies lors de la vérification du processus d'appel de demandes et d'octroi de financement au titre de l'IRAC. Les preuves ont été recueillies afin de fournir à la haute direction une assurance raisonnable de l'exactitude des conclusions tirées de cette vérification.

Ce rapport a été élaboré et cette vérification a été menée pour FedDev Ontario, et ce, aux fins de gestion. L'utilisation de ce rapport à d'autres fins pourrait ne pas être appropriée.

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2.0 Au sujet de la vérification

2.1 Historique de l'IRAC

L'Initiative pour la recherche appliquée et la commercialisation (IRAC) a été lancée le 19 avril 2010 à titre d'initiative pilote dans le cadre du Programme de développement du Sud de l'Ontario (PDSO). Cette initiative vise à encourager la collaboration et les partenariats entre les établissements d'enseignement postsecondaires possédant un savoir-faire et les petites et moyennes entreprises (PME) aux prises avec des besoins de précommercialisation. Voici les deux objectifs de l'IRAC : 1) accélérer l'innovation et améliorer la productivité et la compétitivité dans les PME du Sud de l'Ontario; 2) accroître la capacité des établissements d'enseignement postsecondaire de collaborer avec les PME.

Les demandes des établissements d'enseignement postsecondaires seront évaluées en fonction de leur capacité de remplir les critères suivants :

Du lancement en avril jusqu'au 14 juin 2010, les établissements d'enseignement postsecondaire pouvaient présenter leurs demandes à FedDev Ontario aux fins d'examen. L'équipe de projet de l'IRAC a réussi à élaborer et à mettre en œuvre les processus d'appel de demandes et d'octroi de financement dans un laps de temps très court.

À la suite d'une procédure de demande concurrentielle, 24 établissements d'enseignement postsecondaire ont reçu un financement de 14,5 millions de dollars sous forme de contribution dans le cadre de l'IRAC. Le financement octroyé à chacun des établissements oscillait entre 155 000 $ et 750 000 $, auquel s'ajoutait un montant maximal équivalant à 5 % pour les coûts de promotion.

2.2 Objectif de la vérification

Cette vérification vise à donner l'assurance que la gouvernance, la gestion du risque et le contrôle des processus d'appel de demandes et d'octroi de financement au titre de l'IRAC sont exécutés en conformité avec les politiques et les lignes directrices établies pour l'Initiative, ainsi qu'avec la Politique sur les paiements de transfert (2008) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).

L'objectif global de la vérification se compose des sous-objectifs suivants :

Gouvernance

Assurer que les mécanismes adéquats sont en place afin de favoriser une supervision générale, des décisions opportunes et éclairées, des responsabilités claires, une communication efficace et des capacités appropriées.

Gestion des risques

Veiller à ce que les processus de gestion des risques soient en place pour cerner et gérer les risques du programme.

Conformité

Veiller à ce que l'appel de demandes et la sélection dans le cadre de l'IRAC soient gérés conformément aux lois, règlements, lignes directrices et politiques applicables.

Les critères de vérification liés à ces objectifs sont décrits de façon détaillée dans l'annexe A. Les critères de vérification représentent l'état dans lequel on s'attend à voir les processus et les contrôles.

2.3 Portée de la vérification

La vérification s'étend à toutes les activités précédentes de l'IRAC et les recommandations des demandes des établissements d'enseignement postsecondaire. Cela englobe l'élaboration et la promotion du programme, les évaluations du demandeur et les recommandations. L'étendue de la vérification tient compte également de toutes les demandes des établissements d'enseignement postsecondaires reçues et évaluées.

2.4 Approche de la vérification

On a effectué les étapes clés de vérification suivantes :

Examen de la documentation

La vérification comportant un examen du cadre de contrôle de gestion de l'IRAC, y compris les documents relatifs au programme, les politiques, les procédures et les documents constitutifs.

Entrevues

Les membres du personnel suivants ont mené les entrevues :

Étude de dossier

Un échantillon aléatoire de 15 dossiers de demande et d'évaluation a fait l'objet d'un examen, y compris 11 demandes financées et 4 demandes non financées.

Les observations de la vérification qui suivent sont le résultat d'une comparaison des critères désirés (voir l'annexe A) avec les conditions réelles observées.

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3.0 Observations et recommandations

La Vérification interne a effectué un examen du processus d’appel de demandes et d’octroi de financement au titre de l’IRAC dans le cadre duquel elle a examiné le cadre de contrôle de gestion et a comparé les conditions par rapport aux critères de vérification préétablis.

Dans l'ensemble, le processus d’appel de demandes et d’octroi de financement au titre de l’IRAC s'est avéré une réussite étant donné qu'il s'agissait d'un projet pilote mis en œuvre à l’intérieur d’un échéancier serré. Les observations suivantes constituent des occasions pour améliorer les processus et l’environnement de contrôle.

3.1 Objectifs de l’IRAC

Critères : Les lignes directrices et les procédures sont définies de façon adéquate, y compris les objectifs de l’IRAC.

Observation : Les objectifs de l’IRAC demeurent importants et pourraient être davantage précisés pour permettre de mesurer et d'évaluer l'initiative plus facilement. De plus, les objectifs de rendement pour ces objectifs n’ont pas été établis de manière à définir la réussite en termes pratiques.

Les objectifs de l’IRAC sont les suivants :

Selon les discussions tenues avec la direction du programme, l’objectif visant à accroître la capacité des établissements d’enseignement postsecondaire à collaborer avec les entreprises, bien qu’il soit implicite, n’a pas été clairement formulé et documenté comme un objectif de l’IRAC.

Incidence : La réussite de l’initiative devient difficile à mesurer et à évaluer lorsque les objectifs ne sont pas clairement définis et lorsque les buts ne sont pas établis.

Recommandation : On devrait davantage préciser les objectifs de l’IRAC sur le plan des résultats. Et l’on devrait établir des buts (cibles) de rendement.

3.2 Processus d’évaluation des risques

Critères : La direction définit les risques qui pourraient entraver l'atteinte de ses objectifs et prend des mesures officielles pour contrer les risques.

Observation : Bien qu’une évaluation des risques a été préparée au niveau de programme pour le PDSO, aucune évaluation des risques n’a été préparée en particulier pour l’IRAC. La direction a indiqué que la gestion des risques constitue un élément clé dont elle a tenu compte dans l'élaboration et la prestation de l'IRAC. Toutes les initiatives mises en œuvre dans le cadre du PDSO comportent des caractéristiques uniques, et une évaluation des risques pourrait constituer un outil utile pour gérer des risques de manière plus efficace.

Incidence : Des risques non atténués pourraient entraver l’atteinte des objectifs de l’IRAC.

Recommandation : La direction devrait préparer une évaluation des risques et des objectifs propres à l’IRAC et établir un lien direct avec le modèle logique de l'IRAC.

3.3 Processus d’évaluation des demandes

Critères : Dans le cadre du processus d’évaluation des demandes, on utilise des critères qui sont définissables et mesurables et qui permettent d’atteindre les objectifs de l’IRAC.

Observation : On pourrait renforcer le processus d’évaluation des demandes afin d’améliorer la cohérence et le caractère approfondi des analyses effectuées des demandes.

Incidence : Un processus d'évaluation des demandes plus efficace améliorera la capacité du ministère à fournir du financement de manière équitable, transparente et objective, conformément à la politique du SCT.

Recommandation : Les possibilités d’amélioration du processus d’évaluation des demandes englobent ce qui suit :

  1. Les lignes directrices relatives à la demande devraient définir davantage la présentation et le format acceptables des demandes.
  2. On devrait élaborer des énoncés de critères de façon plus précise et mesurable.
  3. On devrait élaborer des mesures permettant d'effectuer la cotation standard des établissements postsecondaires.

3.4 Documentation du dossier relatif à la demande

Critères : Les décisions relatives à l’admissibilité des demandes sont entièrement documentées et constituent une piste de vérification.

Observation : On pourrait apporter certaines améliorations afin de fournir une piste de vérification plus cohérente reliant les recommandations relatives à la demande aux documents justificatifs.

Le Sommaire de projet constitue le document d’évaluation de la demande qui est soumis au Comité d’examen en vue de recommander le financement d’une demande. Il est habituellement accompagné d'une liste de vérification de la demande indiquant qu’une analyse a été effectuée.

Nous avons relevé des cas (4 des 15 échantillons) où les évaluations figurant sur le Sommaire de projet ne correspondaient pas avec celles de la liste de vérification. Bien que les documents justificatifs étaient disponibles, la liste de vérification pour la pré-évaluation n’avait pas été mise à jour. L'information contenue dans la liste ne correspondait donc pas avec tous les renseignements recueillis.

Incidence : Une piste de vérification incomplète réduit la capacité de faire preuve d'équité et de transparence par rapport au processus de sélection.

Recommandation : La liste de vérification pour la pré-évaluation des demandes devrait être mise jour pour refléter tous les renseignements recueillis et représenter un résumé de toutes les analyses de demandes effectuées.

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Annexes


Annexe A : Critères de la vérification

Objectifs et critères de la vérification
Objectif 1 : Assurer que les mécanismes adéquats sont en place afin de favoriser une supervision générale, des décisions opportunes et éclairées, des responsabilités claires, une communication efficace et des capacités appropriées.
1 – Les lignes directrices et les procédures sont définies de façon adéquate, y compris les objectifs de l'IRAC.
2 – Les rôles, les responsabilités, le pouvoir et la responsabilisation sont définis et documentés.
3 – L'organisation fournit aux employés la formation, les outils, les ressources et l'information nécessaires afin qu'ils assument leurs responsabilités.
4 – On a mis en place un organisme de surveillance dont le mandat est clairement défini.
5 – Il existe des processus (mécanismes) de communication officiels et d'échange de renseignements pertinents et fiables en temps opportun avec les utilisateurs et d'autres intervenants externes.
Objectif 2 : Veiller à ce que les processus de gestion des risques soient en place pour cerner et gérer les risques du programme.
1 – La direction a adopté une approche en matière de gestion des risques et l'a consigné.
2 – La direction définit les risques qui pourraient entraver l'atteinte de ses objectifs et prend des mesures officielles pour contrer les risques.
3 – Un processus d'assurance de la qualité efficace a été mis en place pour examiner les décisions et les analyses de l'IRAC.
Objectif 3 : Veiller à ce que l'effectif et le choix de l'IRAC soient gérés conformément aux lois, règlements, lignes directrices et politiques applicables.
1 – Dans le cadre du processus d'évaluation de la demande, on utilise des critères qui sont définissables et mesurables et qui permettent d'atteindre les objectifs de l'IRAC.
2 – Tous les renseignements essentiels aux décisions prises dans le cadre du projet sont consignés de manière exacte.
3 – Les échéanciers relatifs à la demande et à l'approbation de celle-ci ont été établis et respectés.
4 – Les décisions relatives à l'admissibilité des demandes sont entièrement consignées et constituent une piste de vérification.
5 – Un accord de contribution est versé au dossier et concorde avec les objectifs et les critères de l'IRAC.
6 – Le niveau décisionnel compétent a approuvé l'accord de contribution, lequel a été signé en temps opportun.

Annexe B : Plan d'action de la gestion

Plan d'action de la gestion
Recommandation Action prévue ou justification pour aucune action prévue Agent responsable Date d'achèvement prévue
1. On devrait davantage préciser les objectifs de l'IRAC sur le plan des résultats et on devrait établir des buts (cibles) de rendement.

Accepté. En 2010, on a élaboré une matrice de mesure de rendement pour l'IRAC dans le cadre de la stratégie de gestion du rendement du PDSO Les résultats, indicateurs et objectifs précis sont décrits dans la matrice de mesure de rendement et les exigences en matière d'établissement de rapports correspondant à ces mesures ont été ajoutées dans les accords de contribution avec les bénéficiaires signés en 2010.

La stratégie de gestion du rendement a été mise à jour en 2011 et est en cours d'approbation par l'Agence. Aucun changement découlant des mises à jour de la stratégie de gestion du rendement ne figurera dans les accords de contribution avec les bénéficiaires qui ont fait l'objet de modifications relativement à la prolongation de l'IRAC.

Taras Hollyer, directeur, Politiques des programmes et Innovation Le 31 mars 2012
2. La direction devrait préparer une évaluation des risques propre à l'IRAC et à ses objectifs et établir un lien direct avec le modèle logique de l'IRAC.

Aucune mesure. Bien que le Conseil du Trésor n'exige pas la conduite d'évaluations des risques au niveau de l'initiative, l'Agence élabore actuellement une évaluation des risques ministérielle axée sur les programmes. Une fois approuvée, l'évaluation des risques sera intégrée dans les processus d'évaluation initiale futures de l'IRAC.

Les demandes individuelles soumises dans le cadre des processus initiaux de l'IRAC en 2010 ont fait l'objet d'une évaluation des risques même si l'Agence n'avait pas encore mis au point le document d'évaluation officielle. L'évaluation des risques était axée sur la capacité du demandeur à administrer et à gérer le projet proposé, y compris la surveillance du projet, l'utilisation des fonds et l'établissement de rapports. Les demandes présentées dans le cadre de la prolongation de l'IRAC seront évaluées de la même façon.

S. O. S. O.
3. Les possibilités d'amélioration du processus d'évaluation des demandes englobent ce qui suit :
- Les lignes directrices relatives à la demande de financement devraient définir davantage la présentation et le format acceptables des demandes.
- On devrait élaborer des énoncés de critères de façon plus précise et mesurable.
- On devrait élaborer des mesures permettant d'effectuer la cotation standard des établissements postsecondaires.
i. Accepté. La période initiale d'appel de demandes de financement au titre de l'IRAC a fourni des renseignements utilises sur le processus de demandes. La prolongation de l'IRAC a déjà intégré ces renseignements utiles dans une demande normalisée et simplifiée comportant des champs précis qui correspondent aux critères d'évaluation.
ii. Accepté. La période initiale d'appel de demandes de financement au titre de l'IRAC a permis de présenter des points de vue utiles quant au processus de demande de financement. La prolongation de l'IRAC a déjà intégré ces renseignements utiles et des énoncés de critères précis ont été ajoutés dans les documents fournis aux demandeurs potentiels. Ces énoncés de critères seront utilisés pour évaluer chaque demande dorénavant.
iii. Accepté. Les énoncés de critères énoncés à la section ii) ont déjà été intégrés dans le processus d'évaluation des demandes de prolongation de l'IRAC. Ces critères seront assortis de mesures permettant d'évaluer les risques, tel qu'il est susmentionné à la recommandation no 2. Ces mesures, bien qu'elles soient davantage normalisées, ne seront pas trop rigoureuses afin d'éviter que l'Agence procède à une évaluation erronée étant donné que chacun des établissements d'enseignement postsecondaires est structuré de façon différente.
Taras Hollyer, directeur, Politiques des programmes et Innovation Le 31 mars 2012
4. La liste de vérification pour la pré-évaluation des demandes devrait être mise à jour pour refléter tous les renseignements recueillis et représenter un résumé de toutes les analyses de demandes effectuées.

Accepté. La liste de vérification de pré-évaluation sera restructurée afin de mettre l'accent sur la vérification de l'admissibilité. Les autres parties du présent document seront séparées et utilisées comme outil de travail pour les analystes. Cet outil les aidera à effectuer les évaluations et à consigner les « notes au dossier » relatives à la demande.

Le Sommaire de projet constitue le document officiel du projet. Il contient l'évaluation normalisée et la recommandation de financement du projet. Les évaluations futures intégreront un processus visant à assurer que la liste de vérification restructurée reflète les renseignements figurant dans le Sommaire de projet.

Taras Hollyer, directeur, Politiques des programmes et Innovation Coïncider avec une deuxième période ouverte d'appel de demandes de financement au titre de l'IRAC (en attendant les résultats de l'évaluation de 2012).

Annexe C : Opinion du vérificateur et énoncé d'assurance

L'opinion du vérificateur est fondée sur des déductions logiques et précises relativement aux objectifs de vérification, selon des observations effectuées en fonction des critères et à des réalisations dignes de mention énoncées dans le rapport. Il faut utiliser une terminologie normalisée pour garantir l'uniformité de la formulation d'une opinion à l'égard de divers aspects de vérification et de différentes périodes. De plus, cette normalisation permet au lecteur de mieux comprendre l'opinion exprimée.

Voici les options du vérificateur pour la formulation de son opinion :

Option 1: Bon contrôle. Fait preuve d'un excellent contrôle dans tous les domaines clés (satisfait à au moins un des deux premiers critères, et au troisième critère obligatoirement :

Option 2: Satisfaisant. Fait preuve d'un contrôle dans des domaines essentiels (doit satisfaire à au moins un des deux critères suivants) :

Option 3: Marginal. Lacunes en matière de contrôle dans certains domaines clés (doit apporter des améliorations dans l'un des domaines suivants) :

Option 4: Doit être amélioré de façon considérable. Situations où il y a des faiblesses très importantes dans la structure de contrôle interne globale, empêchant d'effectuer la gestion avec l'assurance raisonnable que les objectifs de gestion suivants seront atteints :

Énoncé d'assurance

L'opinion s'appuie sur une indication claire à l'intention des usagers du niveau d'assurance fourni. Les usagers doivent être informés du jugement du vérificateur en ce qui a trait à la confiance à accorder à l'opinion formulée. L'énoncé d'assurance, tel qu'il est précisé dans le Sommaire, informe le lecteur que le vérificateur s'est conformé à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.

La présente section explique également que le vérificateur a examiné suffisamment d'éléments de preuve pertinents et a obtenu suffisamment de renseignements et d'explications pour fournir un niveau raisonnable d'assurance à l'égard de l'opinion ou des conclusions formulées. Il est à noter que certains engagements en matière d'assurance sont conçus pour fournir ou fournissent un niveau raisonnable d'assurance. Lorsque c'est le cas, l'énoncé d'assurance du vérificateur doit cerner les circonstances (p. ex., les procédures limitées, les éléments de preuve non concluants, etc.) ayant influé sur le niveau d'assurance, et doit indiquer la prudence dont a fait preuve le vérificateur au moment de se fier à ces opinions ou conclusions.

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