Audit des contrôles de base de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

Juin 2016

Bureau du contrôleur général

Nota : FedDev Ontario a examiné les constatations et les recommandations de la vérification des contrôles de base ci-dessous et a élaboré un Plan d'action de la gestion en réponse à la verification.

Importance de l'audit

Aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux agissent à titre d'administrateurs des comptes de leur ministère ou organisme respectif. Conformément à leur rôle d'administrateur des comptes, ils sont tenus de s'assurer que les ressources sont organisées de manière à atteindre les objectifs de leur ministère, en conformité avec les politiques et les procédures gouvernementales en vigueur.

Les audits des contrôles de base fournissent aux administrateurs généraux l'assurance que les contrôles de base pour la gestion financière sont efficaces dans leurs organisations respectives. Ainsi, les audits des contrôles de base permettent aux administrateurs généraux de connaître le niveau de conformité de leur organisation par rapport aux exigences imposées aux termes des lois, des politiques et des directives financières sélectionnées.

L'audit est fourni conformément à un accord sur les niveaux de service conclu entre les organismes de développement régional, notamment l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario), et le Bureau du contrôleur général du Canada pour la prestation de services d'audit interne.

À propos de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario

En 2009, le gouvernement du Canada a créé FedDev Ontario pour favoriser la compétitivité, l'innovation et la diversification de l'économie du Sud de l'Ontario.

Le mandat de FedDev Ontario a été renouvelé dans le budget fédéral de 2013 pour une autre période de cinq ans, et l'Agence a obtenu un investissement de 920 millions de dollars entre

2014 et 2019, dont 200 millions pour administrer le Fonds de fabrication de pointe.

D'après son Rapport ministériel sur le rendement 2014-2015, FedDev Ontario avait des dépenses d'environ 206,8 millions de dollars et des ressources humaines de 227 équivalents temps plein durant l'exercice 2014-2015.

L'administration centrale de FedDev Ontario se trouve à Kitchener-Waterloo et abrite les directions générales et les directions opérationnelles responsables des programmes, des finances et des services ministériels ainsi que des communications. L'Agence possède aussi des bureaux à Peterborough, à Toronto et à Ottawa.

Objectif et portée de l'audit des contrôles de base

L'objectif de l'audit était de s'assurer que les contrôles de base de la gestion financièreNote de bas de page 1 au sein de FedDev Ontario sont conformes aux principales exigences des dispositions en matière financière des lois, des politiques et des directives sélectionnées.

L'audit a porté sur des opérations financières, des dossiers et des processus de FedDev Ontario. Les opérations examinées ont été sélectionnées pour l'exercice 2014-2015. L'audit visait à examiner un échantillon d'opérations découlant de chacune des politiques et des directives sélectionnées. L'annexe A présente la liste complète des politiques et des directives entrant dans la portée de l'audit ainsi que le degré de conformité globale à l'égard des domaines pris en compte.

Conformité aux normes professionnelles

Cette mission d'audit a été réalisée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, étayées par les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Hugo Pagé, CIA, CPA, CA
Contrôleur général adjoint par intérim
Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général du Canada

Constatations et conclusions de l'audit

Les contrôles de base de la gestion financière concernant les opérations vérifiées au sein de FedDev Ontario ont révélé une conformité totale ou partielle avec les principales exigences énoncées dans 9 des 14 politiques, directivesNote de bas de page 2 et lois correspondantes prises en compte. FedDev Ontario n'était pas en conformité avec les exigences clés énoncées dans les cinq autres politiques et directives prises en compte.

Des contrôles rigoureux ont été observés dans la gestion de son programme de paiements de transfert. De bonnes pratiques ont été relevées en ce qui concerne l'utilisation d'outils pour évaluer la viabilité financière des demandeurs de paiements de transfert et la situation financière des bénéficiaires. FedDev Ontario a aussi mis en place des contrôles rigoureux pour l'enregistrement des créditeurs en fin d'exercice, les avances comptables et la structure de gouvernance de la gestion financière.

Des faiblesses ont été cernées dans les domaines de la passation des marchés, de la documentation, de l'approbation et de la rapidité d'exécution.

Passation des marchés

Dans le cadre du présent audit, on a observé que la documentation servant à étayer les mécanismes de passation des marchés utilisés (processus concurrentiel et non concurrentiel) n'était pas versée au dossier. Plus particulièrement, l'énoncé des travaux, la justification pour le recours à un fournisseur unique, l'analyse visant à obtenir le meilleur rapport qualité-prix, les critères d'évaluation et le rapport d'évaluation signé par tous les évaluateurs, la preuve de vérification de la cote de sécurité, la preuve d'exécution et la justification des modifications ne figuraient pas au dossier. De plus, en ce qui a trait aux approbations, les personnes approuvant les marchés et les modifications aux marchés n'avaient pas les cartes de spécimen de signature pour corroborer leur pouvoir délégué. La divulgation proactive des marchés ou des modifications aux marchés de plus de 10 000 $ ne comprenait pas toujours le bon montant. Enfin, certains marchés ont été approuvés après que FedDev Ontario eut déjà reçu les services ou les biens.

Documentation

Des faiblesses ont été observées à l'égard des cartes d'achat, étant donné que la documentation pour étayer les limites de crédit initiales et la reconnaissance des responsabilités par les détenteurs de cartes n'était pas toujours conservée au dossier. Il a également été observé que certains carnets de route des véhicules ne figuraient pas au dossier tandis que d'autres n'étaient pas tenus correctement. Pour les voyages en service commandé, les documents d'appui permettant de justifier les remboursements n'étaient pas toujours disponibles lorsque les limites applicables étaient dépassées ou les itinéraires modifiés. La documentation ne figurait pas au dossier au moment ou l'approbation était donnée dans les Services de voyage partagés. De même pour l'accueil, la documentation servant à justifier si le moyen le plus économique pour éviter ou réduire au minimum les frais d'accueil avait été utilisé ne figurait pas au dossier. Des faiblesses ont été observées en ce qui a trait à la divulgation proactive des frais de voyage et d'accueil. Certains frais de voyage n'étaient pas divulgués avec exactitude, alors que certaines dépenses d'accueil n'étaient pas divulguées sur le site Web de l'Agence. La documentation pour l'administration de la paye, les heures supplémentaires et les nominations intérimaires, ainsi que les feuilles de temps pour certaines affectations à des postes occasionnels ne figurait pas au dossier. En outre, l'engagement des dépenses et la vérification des comptes n'étaient pas toujours corroborés par une documentation complète.

Approbation

Le tableau de la délégation des pouvoirs de signature en matière financière ne tenait pas compte des modifications relativement à l'approbation des voyages apportées en août 2013 qui sont énoncées dans la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences. Par conséquent, les voyages étaient approuvés par une personne ne disposant pas des pouvoirs délégués appropriés. Dans le domaine de l'administration de la paye, les formulaires de départ étaient approuvés par la direction après la fin de la période d'emploi de l'employé.

Rapidité d'exécution

Les approbations préalables n'étaient pas toujours obtenues avant l'engagement des dépenses, plus particulièrement dans les domaines des congés, des voyages et des cartes d'achat. De la même façon, la vérification des comptes n'était pas toujours effectuée en temps opportun, ou il était impossible de déterminer la rapidité d'exécution parce que les opérations n'avaient pas été datées par l'autorité compétente.

Recommandations

L'administrateur général de l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario devrait s'assurer que :

  1. le tableau de délégation des pouvoirs de signature en matière financière est à jour et tient compte des modifications apportées à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements du Conseil du Trésor relativement à l'approbation des voyages;
  2. les cartes de spécimen de signature des employés correspondent à la délégation des pouvoirs de signature en matière financière, et qu'elles sont signées par l'employé et approuvées par le superviseur avant la date d'entrée en vigueur de la carte;
  3. le carnet de route de chaque véhicule est tenu correctement et conservé au dossier;
  4. la documentation pertinente sur les cartes d'achat est conservée au dossier afin d'avoir une preuve de l'émission, des approbations, des modifications et des conditions d'utilisation relatives aux cartes d'achat, ainsi que la reconnaissance des responsabilités du détenteur de la carte d'achat;
  5. les processus opérationnels liés au marché sont améliorés et exécutés de manière uniforme, conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, et que la documentation est conservée au dossier;
  6. les processus opérationnels liés aux voyages sont améliorés et exécutés de manière uniforme, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et que la documentation est conservée au dossier;
  7. la documentation justifiant que les activités ont été planifiées et exécutées dans un souci d'économie et d'efficacité afin de faciliter la conduite des affaires de l'État est conservée au dossier;
  8. les frais d'accueil des hauts fonctionnaires fédéraux désignés font l'objet d'une divulgation proactive sur le site Web de l'Agence;
  9. les congés accordés aux employés sont approuvés en temps opportun;
  10. les documents à l'appui sont versés au dossier pour veiller à ce que la période de travail des employés occasionnels respecte la limite de 90 jours au cours d'une année civile donnée;
  11. les formulaires de départ sont dûment remplis par les autorités compétentes avant la fin de la période de travail;
  12. l'engagement des dépenses est étayé adéquatement et effectué par une personne dûment autorisée avant que les dépenses ne soient engagées;
  13. la vérification des comptes est étayée, dûment datée, effectuée en temps opportun et appuyée par une preuve d'exécution.

Réponse de la direction

La direction a accepté les constatations de l'audit et a élaboré un plan d'action pour donner suite aux recommandations. On s'attend à ce que le plan d'action de la direction soit intégralement mis en œuvre d'ici juin 2017.

Des discussions ont eu lieu avec l'administrateur général de FedDev Ontario et le Comité de vérification des petits ministères au sujet des résultats de l'audit et du plan d'action de la direction. Le Bureau du contrôleur général du Canada assurera le suivi de la mise en œuvre du plan d'action de la direction.

Annexe A – Politiques et directives prises en compte aux fins de l'audit

Conformité des politiques et directives prises en compte
Politiques et directives prises en compte Conformité
Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses Respectée en partie
Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière Respectée
Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers Respectée en partie
Directive sur les cartes d'achat Non respectée
Directive sur les avances comptables Respectée en partie
Politique sur les marchés Non respectée
Directive sur les voyages du Conseil national mixte Non respectée
Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements Non respectée
Directive sur l'enregistrement des créditeurs en fin d'exercice Respectée
Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales Respectée en partie
Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye Respectée en partie
Politique sur les paiements de transfert Respectée
Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements Non respectée
Directive sur la vérification des comptes Respectée en partie
Légende des seuils de conformitéNote de bas de page 3
Respectée Conforme dans une proportion d'au moins 98 %
Respectée en partie Conforme dans une proportion d'au moins 80 %, mais de moins de 98 %
Non respectée Conforme dans une proportion de moins de 80 %

haut de la page

Plan d'action de la gestion
Recommandations Priorité Réponse et mesures prévues Responsabilités
(poste du responsable de la mesure)
Calendrier
  1. FedDev Ontario doit s'assurer que la charte de délégation des pouvoirs de signature en matière financière est à jour et tient compte des changements apportés à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements du Conseil du Trésoraux fins d'approbation des déplacements.

Élevée

Réponse :

L'Agence approuve la recommandation.

Il est important de préciser que les vérificateurs ont souligné que toutes les chartes étaient jugées à jour, sauf celle des autorisations de fonctionnement dans le secteur qui fournit les autorisations pour les déplacements locaux.

   
   

Mesures prévues :

FedDev Ontario a modifié sa charte de délégation des pouvoirs et attend l'approbation du ministre.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Terminé (en attente de l'approbation du ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique)

  1. FedDev Ontario doit s'assurer que les cartes de signature des employés correspondent à la délégation des pouvoirs de signature en matière financière, sont signées par les employés et sont approuvées par les superviseurs avant la date d'entrée en vigueur.

Élevée

Réponse :

L'Agence approuve la recommandation.

Mesures prévues :

Un examen de l'ensemble des cartes de signature a eu lieu et tous les problèmes notés au cours de la vérification concernant la correspondance des cartes de signature avec les pouvoirs délégués de signature en matière financière ont été corrigés.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Terminé

De plus, un processus a été mis en œuvre en vue d'envoyer  un rappel structuré aux gestionnaires lorsque des cartes de spécimen de signature n'ont pas été signées dans le délai convenu.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Terminé

  1. FedDev Ontario doit s'assurer que le journal de bord de chaque véhicule est dûment rempli et conservé dans le dossier.

Faible

Réponse :

L'Agence approuve la recommandation.

Les journaux de bord de 2014-2015 pour les véhicules du parc au bureau de l'administration centrale ont été jetés par inadvertance.
   

Mesures prévues :

Un nouveau processus établi nécessite que les journaux de bord soient retournés chaque mois au coordonnateur du parc des Services administratifs d'entreprise. Une fois reçus, les journaux sont numérisés et stockés dans GCDocs pour être archivés.

Gestionnaire, Services administratifs organisationnels

Terminé

  1. FedDev Ontario doit s'assurer que les documents appropriés sont conservés dans le dossier pour les cartes d'achat afin de confirmer leurs émission, approbation, modification et conditions d'utilisation, ainsi que l'attestation des responsabilités par le titulaire de la carte d'achat.

Modérée

Réponse :

L'Agence approuve la recommandation.

   

Mesures prévues :

Tous les formulaires en suspens seront repérés et lorsque le document est introuvable, de nouveaux formulaires d'attestation et d'approbation seront remplis.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Juin 2016

Une nouvelle procédure visant à assurer la présence des formulaires d'approbation et d'attestation sera exécutée chaque trimestre. La procédure sera ensuite exécutée annuellement, une fois la conformité totale atteinte.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Juillet 2016 (pour le premier examen)

  1. FedDev Ontario doit s'assurer que les processus de passation de marchés sont améliorés et appliqués de façon uniforme conformément à la Politique des marchés du Conseil du Trésor et que la documentation est conservée dans le dossier pour faire en sorte que :
    • l'énoncé de travail soit élaboré et explicitement défini avant l'adjudication du marché;
    • les dossiers de marchés non concurrentiels contiennent les pièces justificatives du fournisseur unique conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État;
    • une analyse du rapport qualité-prix soit effectuée avant l'adjudication du marché;
    • les exigences concernant les anciens fonctionnaires soient abordées dans les marchés;
    • les modes de passation de marchés appropriés soient retenus et utilisés conformément à leurs modalités propres;
    • la méthode de sélection et les critères d'évaluation des soumissions soient clairement définis dans le document d'appel d'offres pour les marchés concurrentiels avant que la demande de propositions ne soit présentée;
    • l'évaluation des propositions et la sélection des entrepreneurs soient menées conformément aux critères préétablis figurant dans la demande de propositions, et ce de manière ouverte, équitable et transparente;
    • le rapport d'évaluation de l'offre soit signé par au moins deux évaluateurs clairement désignés;
    • une copie du marché et/ou des modifications soit signée par une personne dûment autorisée et conservée dans le dossier;
    • l'approbation du marché soit fournie avant la réception des biens et des services;
    • les exigences en matière de sécurité soient prises en compte dans le marché et soient évaluées et validées;
    • les modifications au contrat soient présentées avant que le contrat d'origine ne vienne à échéance et soient justifiées de façon appropriée;
    • Les contrats dont la valeur dépasse spécifiquement 10 000 $ et les modifications au contrat pertinentes soient divulgués publiquement sur le site Web de l'Agence.

Élevée

Réponse :

L'Agence approuve la recommandation.

À l'heure actuelle, le Comité d'examen des investissements de l'Agence examine et approuve tous les marchés commerciaux ou de services de plus de 10 000 $ qui sont à fournisseur unique, tous les préavis d'adjudication de contrat (PAC) et tous les autres marchés de services. Le Comité d'examen des investissements formule également des recommandations sur l'établissement des politiques de l'Agence en matière de passation de marchés, y compris l'examen des marchés de services professionnels.

Mesures prévues :

Ce domaine constitue celui qui demande les plus grands efforts en matière d'amélioration substantielle des pratiques de gestion des documents. Bien que l'Agence soit satisfaite de l'administration et de la divulgation des contrats importants, des lacunes sont observées, particulièrement en ce qui a trait à la justification et à l'analyse du rapport qualité-prix des marchés de faible valeur en dollars, en plus de la documentation contractuelle, ce qui sera corrigé.

   

FedDev Ontario identifiera des organisations comparables pour connaître leurs pratiques exemplaires dans les domaines de la passation de marchés et d'approvisionnement et entreprendra un examen en vue de déterminer des options pour aller de l'avant.

Dirigeant principal des finances

T1 et T2 de l'exercice 2016-2017

Dans les situations ou le dossier révèle que des processus non concurrentiels ont été utilisés pour des transactions de faible valeur, FedDev Ontario reconnaît qu'il est important que toute la documentation soit conservée dans le dossier en ce qui concerne la justification à l'appui et l'analyse du rapport qualité-prix.

Gestionnaire, Services administratifs organisationnels

Terminé

Le 1er avril 2016, FedDev Ontario a achevé la migration de la gestion des documents contractuels imprimés au dépôt électronique central de l'Agence (GCDocs). Ce changement dans la gestion des documents a amélioré la capacité de l'unité de l'approvisionnement de l'Agence à gérer et à surveiller de façon active les dossiers contractuels, ainsi qu'à assurer l'administration uniforme des marchés et l'observation des politiques.

Gestionnaire, Services administratifs organisationnels

Terminé

D'autres procédures, y compris les bordereaux d'acheminement de demandes d'approvisionnement obligatoires pour toutes les demandes de contrat, ainsi que les listes de vérification des dossiers de contrat, ont été mises en œuvre pour s'assurer que la documentation liée aux éléments suivants est reçue et conservée dans le dossier :

  • énoncés de travail;
  • justification du recours à des marchés non concurrentiels;
  • analyses du rapport qualité-prix;
  • exigences liées à d'anciens fonctionnaires;
  • soutien des modes de passation de marchés choisis;
  • méthode de sélection et critères d'évaluation de la soumission;
  • les exigences en matière de sécurité;
  • les signatures appropriées par les responsables délégués appropriés.

Gestionnaire, Services administratifs organisationnels

T2 de l'exercice 2016-2017

Il est reconnu que bien que des procédures et des pratiques exemplaires aient été mises en place récemment en vue de répondre aux objectifs d'observation des politiques, la structure et le système seuls sont voués à l'échec, sans la diligence raisonnable requise au moment de la mise en œuvre. Dans le but de mener un examen plus approfondi des progrès de la mise en œuvre, le gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières, procédera à l'extraction d'un échantillon de dossiers contractuels à partir de l'été 2016 afin de s'assurer que les procédures sont efficaces et permettent d'examiner le respect de la conformité. Selon les résultats de l'examen, FedDev Ontario mettra en place un processus de surveillance continu (au moins une fois par année).

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

T2 de l'exercice 2016-2017

  1. FedDev Ontario doit s'assurer que les processus relatifs au  voyage en service commandé sont améliorés et appliqués de façon uniforme conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et que la documentation est conservée dans un dossier pour faire en sorte que :
    • la justification soit fournie lorsque des frais de voyage sont approuvés après le début du déplacement;
    • Les activités liées aux voyages sont soutenues par une définition approuvée des types d'activités qui sont considérées comme des événements ou comme étant relatives au mandat de base;
    • les frais de repas et les frais accessoires soient remboursés aux employés, conformément aux limites applicables, seulement pour la période visée par le service commandé;
    • les employés choisissent un hôtel à partir de la liste de fournisseurs approuvés au préalable par le gouvernement, le cas échéant, et une justification est ajoutée au dossier dans les cas où la limite mentionnée dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte est dépassée ou lorsque l'hôtel choisi ne figure pas sur une liste;
    • la justification soit conservée dans le dossier à l'appui d'un changement de vol;
    • tous les frais de déplacement des hauts fonctionnaires fédéraux désignés font l'objet d'une divulgation proactive des montants exacts sur le site Web de l'Agence.

Élevée

Réponse :

L'Agence approuve la recommandation.

Il est important de souligner que la période qui a servi pour le prélèvement de l'échantillon de la vérification correspond à la première année de la transition de l'Agence vers un nouveau système de voyage. Un grand nombre des enjeux précisés se sont produits pendant que l'Agence adaptait ses procédures afin qu'elles correspondent au nouveau système, et les processus et procédures ont été mis à jour.

   

Mesures prévues :

La liste de vérification utilisée par le personnel des finances pour le traitement des demandes de remboursement des frais de voyage a été mise à jour afin de tenir compte de toutes les observations déterminées au cours de la vérification. Les révisions à la liste de vérification comportaient un examen de la rapidité d'exécution de l'approbation en vertu de l'article 32, un examen des taux pour les repas et frais accessoires, ainsi que la présentation d'une justification pour un hôtel non standard et d'une justification pour un changement de vol.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Terminé

Un ensemble d'outils et de documents de formation sera élaboré à l'intention des voyageurs (et des organisateurs de voyage) et sera harmonisé avec la liste de vérification utilisée par le personnel des finances pour veiller à ce que les demandes de remboursement des frais de voyage soient remplies et exactes. Les documents renfermeront les définitions de l'Agence sur les événements du mandat de base.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Novembre 2016

Des réunions régulières et permanentes seront convoquées avec le fournisseur de système de voyage afin de veiller à ce que la rétroaction concernant les lacunes dans le système soit communiquée et afin que l'on puisse discuter de la façon dont l'Agence peut miser sur la fonctionnalité du système pour pallier aux lacunes liées aux contrôles, et offrir de la rétroaction sur les améliorations au système.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Terminé, en permanence

Le processus de divulgation proactive de FedDev Ontario pour les déplacements et l'accueil a fait l'objet d'un examen et d'une évaluation au chapitre des lacunes liées aux contrôles. Une attention continue sera accordée à la question pour assurer une divulgation appropriée.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Terminé, en permanence

  1. FedDev Ontario doit veiller à ce que la documentation à l'appui de la justification pour la façon la plus économique et la plus appropriée de faciliter les activités du gouvernement soit conservée dans le dossier.

Modérée

Réponse :

L'Agence approuve la recommandation.

 

Mesures prévues :

Des mesures ont été prises afin d'incorporer une attestation du rapport qualité-prix dans la demande pour le processus d'accueil.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Terminé

Les formulaires d'approbation au préalable de l'accueil seront mis à jour afin d'y inclure l'attestation du rapport qualité-prix.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Novembre 2016

  1. FedDev Ontario doit s'assurer que les frais d'accueil pour les employés désignés de la haute direction sont divulgués de façon proactive sur le site Web de l'Agence.

Élevée

Réponse :

L'Agence approuve la recommandation.

   

Mesures prévues :

Le processus de divulgation proactive de FedDev Ontario pour les déplacements et l'accueil a fait l'objet d'un examen et d'une évaluation au chapitre des lacunes liées aux contrôles. Une attention continue sera accordée à la question pour assurer une divulgation appropriée.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Terminé, en permanence

  1. FedDev Ontario doit s'assurer que les congés des employés sont approuvés en temps opportun.

Faible

Réponse :

L'Agence approuve la recommandation.

Le système libre-service du SGRH actuel pour les congés est équipé d'un processus de notification intégré qui avise les gestionnaires lorsque les employés présentent une demande de congé et leur transmet des rappels lorsque les demandes n'ont pas été approuvées dans un délai prévu. Les RH publieront un communiqué pour rappeler aux gestionnaires leurs obligations liées aux congés, et pour insister sur le fait que le congé annuel doit être approuvé avant que le congé soit pris. Le nouveau tableau de bord du gestionnaire de MesRHGC peut être un outil utile pour aider les gestionnaires à l'avenir et son potentiel relativement à cette question sera déterminé après sa mise en œuvre.

   

Mesures prévues :

Émettre un communiqué aux gestionnaires en ce qui concerne les obligations liées aux congés.

Directeur général, Ressources humaines

Fin du T2 de l'exercice 2016-2017

Ajouter des renseignements sur les obligations des gestionnaires dans le communiqué annuel en fin d'année sur les congés.

Directeur général, Ressources humaines

Fin du T4 de l'exercice 2016-2017 et chaque fin d'exercice par la suite

Examiner les capacités de MesRHGC afin de déterminer tout soutien supplémentaire aux gestionnaires en vue d'approuver les congés d'avance.

Directeur général, Ressources humaines

T3 de l'exercice 2016-2017

  1. FedDev Ontario doit s'assurer que la documentation à l'appui est conservée dans le dossier pour veiller à ce que l'emploi occasionnel respecte la limite de 90 jours au cours d'une année civile quelconque.

Modérée

Réponse :

L'Agence approuve la recommandation.

Les capacités nouvelles et à venir de Phénix et de MesRHGC aideront les gestionnaires à assurer le suivi des du nombre de jours des employés occasionnels. En attendant, le processus de suivi actuel continuera d'être utilisé : les RH fournissent un calendrier de suivi au gestionnaire pour le contrôle des jours de travail de chaque nouvel employé occasionnel. Si l'employé quitte pour une autre direction générale de l'Agence, les RH confirmeront le nombre de jours déjà travaillés et fourniront au nouveau gestionnaire un calendrier de suivi pour saisir les jours travaillés supplémentaires.

   

Mesures prévues :

Émettre un communiqué qui confirme que le processus actuel continuera d'être utilisé jusqu'à ce que les nouvelles capacités soient disponibles.

Directeur général, Ressources humaines

Fin du T2 de l'exercice 2016-2017

Analyser les capacités des nouveaux systèmes (Phénix et MesRHGC) et élaborer un processus modifié.

Directeur général, Ressources humaines

T3 de l'exercice 2016-2017

  1. FedDev Ontario doit s'assurer que les formulaires de départ sont dûment remplis par les autorités applicables avant la fin de la période de travail.

Élevée

Réponse :

L'Agence approuve la recommandation.

Le gestionnaire est tenu de s'assurer que les formulaires de départ sont remplis et les biens retournés avant la date de départ de l'employé. Les RH examineront s'il est possible d'améliorer l'efficacité de ce processus au moyen d'un processus électronique hébergé dans GCDocs.

   

Mesures prévues :

Émettre un communiqué aux employés leur rappelant leurs obligations liées aux processus de départ actuel.

Directeur général, Ressources humaines

Fin du T2 de l'exercice 2016-2017

Examiner la faisabilité d'un nouveau processus électronique, y compris le développement de fichiers électroniques du personnel.

Directeur général, Ressources humaines

T3 et T4 de l'exercice 2016-2017

Émettre un communiqué de suivi sur toute amélioration au processus de départ.

Directeur général, Ressources humaines

T4 de l'exercice 2016-2017

  1. FedDev Ontario doit s'assurer que les engagements des dépenses sont documentés comme il se doit et réalisés par une personne investie des pouvoirs délégués appropriés avant que les dépenses soient engagées.

Élevée

Réponse :

L'Agence approuve cette recommandation.

Toutes les demandes d'heures supplémentaires doivent être approuvées au préalable (art. 32) par un gestionnaire délégué et la documentation qui confirme cette approbation au préalable doit être tenue à jour. Phénix est utilisé pour traiter les heures supplémentaires, y compris les approbations en vertu de l'art. 34, mais il ne comprend aucun mécanisme d'approbation au préalable (art. 32).

   

Planned Actions in HR :

Émettre un communiqué pour rappeler aux gestionnaires leurs obligations liées aux heures supplémentaires, y compris les dispositions de la convention collective et l'exigence de documentation et de tenue à jour des approbations au préalable.

Directeur général, Ressources humaines

Fin du T2 de l'exercice 2016-2017

Examiner la possibilité d'utiliser GCDocs pour la tenue à jour des renseignements de l'approbation au préalable. Directeur général, Ressources humaines T3 de l'exercice 2016-2017

Le cas échéant, émettre un communiqué sur tout nouveau processus élaboré pour aider les gestionnaires à saisir et tenir à jour les approbations au préalable.

Directeur général, Ressources humaines

T4, de l'exercice 2016-2017

Mesures prévues aux Finances

Envoyer un avis de rappel à tout le personnel des comptes créditeurs en ce qui concerne la vérification de l'art. 32.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Terminé

La formation sur l'autorisation en vertu de l'art. 32 sera incluse dans la formation sur la délégation qui sera fournie aux gestionnaires des centres de coûts.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Septembre 2016

L'utilisation de la signature électronique sur les formulaires financiers fera l'objet d'un examen et d'une évaluation afin de déterminer si elle peut accroître les taux et la rapidité d'exécution des approbations en vertu de l'art. 34, tout en respectant l'ensemble des politiques et procédures nécessaires des organismes centraux.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Juin 2017

  1. FedDev Ontario doit s'assurer que la vérification du compte est documentée, comporte les dates exactes et est effectuée à temps ainsi qu'appuyée par la preuve d'exécution.

Élevée

Réponse :

L'Agence approuve cette recommandation.

   

Mesures prévues :

Envoyer un avis de rappel à tout le personnel des comptes créditeurs en ce qui concerne la vérification de l'art. 34 pour toutes les transactions.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Terminé

La formation sur l'autorisation en vertu de l'art. 34 sera incluse dans la formation sur la délégation qui sera fournie aux gestionnaires des centres de coûts.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Septembre 2016

L'utilisation des signatures électroniques sur les formulaires financiers fera l'objet d'un examen et d'une évaluation à l'appui de meilleurs taux de conformité et de la rapidité d'exécution en vertu de l'art. 34, tout en respectant l'ensemble des politiques et procédures nécessaires des organismes centraux.

Gestionnaire, Comptabilité ministérielle et opérations financières

Mai 2017

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